Så fungerar kommunen

Ställa en fråga eller en interpellation

Om en ledamot i Kommunfullmäktige vill följa upp ett ärende kan han eller hon ställa en fråga eller en interpellation till någon av kommunalråden eller ordföranden i en nämnd. Vid en fråga är det bara den som frågat och den som svarat som får debattera.

Vid en interpellation får alla ledamöter delta i debatten. Frågor eller interpellationer får bara röra ett ärende som fullmäktige, Kommunstyrelsen eller någon annan nämnd har rätt att handlägga. De ska lämnas in skriftligt i förväg. Varken fråga eller interpellation leder till beslut.

Beslut

Efter frågor eller interpellationer behandlar Kommunfullmäktige ärenden där beslut ska fattas. Dessa ärenden har först behandlats i en styrelse eller en nämnd. Besluten verkställs sedan av anställda i kommunens förvaltningar.

Motion kallas ett skriftligt förslag från ledamot i Kommunfullmäktige

Ett skriftligt förslag från en ledamot i Kommunfullmäktige kallas motion. Till skillnad från en fråga eller interpellation leder motioner till beslut.

Motionen behandlas inte direkt under sammanträdet utan överlämnas till Kommunstyrelsen som ser till att ärendet bereds i berörda nämnder och styrelser. Därefter kommer motionen tillbaka till fullmäktige. Beslut bör tas inom ett år efter att motionen har väckts.

Offentlighetsprincipen är en grundlagsstadgad rättighet att få insyn i det offentliga (2 kap. 1§ tryckfrihetsförordningen). Detta påverkar arbetet i en kommun på flera sätt. En av de aspekter av offentlighetsprincipen som är mest central för kommunens verksamhet är handlingsoffentligheten – rätten för allmänheten och massmedia att ta del av allmänna handlingar.

Syftet med offentlighetsprincipen är att ge dig insyn och möjlighet att kontrollera hur politiker och tjänstepersoner sköter Örebro kommun. På så sätt har du också möjlighet att påverka kommunens verksamhet. Denna rättighet har funnits i Sverige sedan år 1766 och är ett av de viktigaste inslagen i vårt demokratiska samhälle.

En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen är det brev, protokoll, beslut, e-post med mera. Men det kan också handla om till exempel bilder, filmer eller ljudupptagningar.

En kommunal handling kan vara allmän eller inte allmän. De handlingar som inte är allmänna är till exempel tjänstepersonernas interna arbetsmaterial.

Skrivelser till förtroendevalda i deras egenskap av partiföreträdare eller till fackliga representanter som rör det fackliga arbetet på arbetsplatsen är inte heller allmänna handlingar.

Enligt tryckfrihetsförordningen är en handling allmän när den har mottagits av eller skapats av kommunen och förvaras där. Allmänna handlingar kan i sin tur vara offentliga eller sekretessbelagda.

Alla allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda är offentliga. Därmed har du som medborgare rätt att läsa dem.

En begäran om allmänna handlingar är inte detsamma som en begäran om registerutdrag enligt dataskyddsförordningen (GDPR). Läs mer om registerutdrag på sidan Behandling av personuppgifter - orebro.se.

Sekretess innebär att en handling innehåller uppgifter som enligt offentlighets- och sekretesslagen inte får lämnas ut.

Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda enskilda människors personliga integritet, till exempel i ärenden som rör socialtjänsten.

Det är Örebro kommun, som med stöd av offentlighets- och sekretesslagen, avgör vad som ska sekretessbeläggas. Om du skickar ett brev till kommunen och skriver "hemligt", "förtroligt" eller "konfidentiellt" på brevet blir det endast sekretessbelagt om det finns lagstöd för det.

Kommunen måste i likhet med andra myndigheter registrera, förvara och arkivera sina allmänna handlingar. De ska hållas ordnade så att de går lätt att hitta.

Om du vill ta del av en allmän handling vänder du dig till den nämnd som förvarar handlingen.

Om du inte känner till vilken nämnd som har hand om den handling du är intresserad av kan du alltid vända dig till kommunens Servicecenter. Du når Servicecenter via telefon 019-21 10 00, eller e-post servicecenter@orebro.se.

Tryckfrihetsförordningen anger att allmänna, offentliga handlingar ska lämnas ut "skyndsamt". I praktiken innebär det att de ska lämnas ut genast eller så snart det är möjligt. Vi behöver viss tid för att bedöma om handlingen är allmän eller om uppgifterna i en handling omfattas av sekretess. Det kan också ta tid om vi ska leta efter en handling, så tänk på att vara noggrann när du beskriver vilken handling du vill ha. Om det är ett mycket omfattande material kan det ta något längre tid.

Får jag ta med handlingar hem?

Nej, men de flesta handlingar kan du läsa på stället och sedan lämna tillbaka. Du kan också skriva eller fota av dem eller betala för att få kopior att ta med dig.

Vad kostar det att kopiera handlingar?

Kommunfullmäktige i varje kommun bestämmer vad det kostar att kopiera handlingar. Här finns Örebro kommuns taxa för kopior av allmänna handlingar Pdf, 213.5 kB. (Pdf, 213.5 kB). Du kan betala via faktura eller kontant.

Kan jag få handlingar via e-post?

Ja, men kommunen är inte skyldig att lämna ut handlingar via e-post. Innan vi lämnar ut handlingar via e-post måste en granskning enligt bland annat dataskydds­förordningen (GDPR) och offentlighets- och sekretesslagen göras. Vissa handlingar får inte lämnas ut elektroniskt med hänsyn till GDPR.

Ja, du får vara anonym. Enligt tryckfrihetsförordningen behöver du inte tala om vem du är när du begär allmänna, offentliga handlingar. Du behöver inte heller berätta varför du vill ha handlingarna. Undantaget är när ett massuttag av personuppgifter begärs ut. Då ska vi göra en prövning enligt offentlighets- och sekretesslagen innan vi lämnar ut dem och myndigheten har rätt att fråga om vad uppgifterna ska användas till.

Detta gäller dock inte för journalister. I vissa fall kan du behöva styrka vem du är för att en sekretessprövning ska kunna göras.

Du har rätt att klaga på ett beslut. Om du nekas att ta del av en handling ska du enligt tryckfrihetsförordningen få ett skriftligt beslut från den kommunala myndigheten om detta, om du vill ha det. Om du då anser att kommunen har gjort fel har du möjlighet att överklaga beslutet hos Kammarrätten. Hur man överklagar framgår av beslutet.

Om du tycker att utlämnandet av handlingen tar för lång tid kan du klaga hos Justitieombudsmannen.

Även all din egen kommunikation (brev, e-post och så vidare) med kommunen blir en allmän handling som kan läsas av andra om den inte skyddas av sekretess.

Om du skickar ett brev i ett kommunalt ärende till en tjänstepersons eller förtroendevalds hemadress blir den allmän handling. Tjänstepersoner och förtroendevalda är skyldiga att överlämna sådana brev eller skrivelser till kommunen.