Bokningsregler för idrottsanläggningar

För att en förening ska få boka kommunala idrottsanläggningar till reducerade avgifter ska föreningen vara registrerad i Örebro kommuns föreningsregister och godkännas som förening enligt Örebro kommuns riktlinjer. Varje år ska föreningen skicka in årsmöteshandlingar till Föreningsenheten. Föreningen ska också arbeta utifrån Fritidsnämndens riktlinjer för barn- och ungdomsverksamhet Pdf, 199.4 kB. (Pdf, 199.4 kB).

Föreningen ska utse en ansvarig ledare som ska finnas på plats under den bokade tiden som måste ha fyllt 18 år.

Örebro kommuns olika verksamheter kan boka tider för sin verksamhet och måste då vara registrerade. Ansvarig person på plats ska ha fyllt 18 år.

Idrotts- och studieförbund som är registrerade hos Örebro kommun kan boka tider för sin verksamhet. Ansvarig person ska ha fyllt 18 år.

Kommunala och fristående skolor inom Örebro kommun har möjlighet att boka tider för sin verksamhet. Skolan ska vara registrerad hos Örebro kommun och ansvarig person på plats ska ha fyllt 18 år.

För att en privatperson ska få boka lokaler och idrottsanläggningar i Örebro kommun krävs det att personen har fyllt 18 år och innehar en ansvarsförsäkring (hemförsäkring).

För att ett företag eller en ekonomisk förening ska få boka kommunala idrottsanläggningar krävs det att företaget/föreningen uppger organisationsnummer och har en ansvarsförsäkring. Ansvarig person på plats ska ha fyllt 18 år.

För att externa föreningar (föreningar som inte tillhör Örebro kommun) ska få boka kommunala lokaler och idrottsanläggningar krävs det att föreningen uppger organisationsnummer och innehar en ansvarsförsäkring. Ansvarig ledare på plats måste ha fyllt 18 år.

Säsongsbokningar kan göras inom de olika säsongsperioderna. Vid säsongsbokning prioriteras ansökningar som sträcker sig över minst hela högsäsongen. Kunden ska boka tider för respektive träningsgrupp och för att få transparens i bokningen ska blockbokningar undvikas. Prioritering sker enligt den prioriteringsordning och riktlinje som råder för den aktuella lokalen eller idrottsanläggningen.

Bokning sker via kommunens bokningssystem.

Ansökan om enstaka träningstider sker via Örebro kommuns bokningssystem. Enstaka bokningar är möjligt att göra först när säsongsbokningarna är klara.

Föreningen ansvarar för att skicka in ett sammanställt underlag för bokning av matcher till Bokningsstöd (bokningsstod@orebro.se) så snart förbunden har lagt ut spelschemat för respektive serie. Fördelningen av matchtider och val av idrottsanläggning sker utifrån följande.

• Förbundskrav
• Division- eller serietillhörighet

Matcher förläggs i första hand fredag–söndag vilket kan innebära att träningstid på helgen kan utgå. Bokning av matcher på vardagar sker om förbundet kräver det och då på föreningens egna träningstider om det är möjligt.

Ansökan om arrangemang, cuper och andra tävlingar ska skickas till Örebro kommun senast sex månader före arrangemangsdatum.

Föreningarnas ordinarie verksamhetstider kan bli avbokade vid större arrangemang, cuper och turneringar. Prioritering mellan cuper och turneringar utgår från dignitet och divisionstillhörighet.

Bokning sker via kommunens bokningssystem.

Tillfällig förläggning innebär att Örebro kommuns skolor kan upplåtas till föreningar att nyttja för övernattning. Det är enbart registrerade ideella föreningar verksamma i Örebro kommun som har möjlighet att boka tillfällig förläggning på skolor som är godkända för detta ändamål. Bokning av tillfällig förläggning kan exempelvis ske i samband med cuper, tävlingar eller träningsläger.

Arrangör ska vid tillfällig förläggning följa Nerikes brandkårs anvisningar som går att läsa i sin helhet på Nerikes brandkårs webbplats.

För att boka förläggning som inte är kopplat till en arrangemangsförfrågan, ta kontakt med Bokningsstöd via e-post bokningsstod@orebro.se.

Säsongen sträcker sig mellan 1 maj–30 september. Säsongen för gräsplanerna kan förändras beroende på planernas skick och rådande väderlek.

• Sista ansökningsdatum är 31 mars.

Riktlinjer för bokning av gräs – och konstgräs

Föreningar med verksamhet naturlig för gräs- och konstgräsplaner prioriteras före andra. Vid fördelning av tiderna i idrottsanläggningarna ska Örebro kommun i största mån ta hänsyn till lagets eller träningsgruppens ålder. Barn och ungdomar ska ha företräde till de tidiga tiderna. Undantag kan förekomma och tidsspannen är inte absoluta.

För vardagar:

• Idrottsföreningar, ungdom 7–12 år kl. 16–19
• Idrottsföreningar, ungdom 13–20 år kl. 17–20
  
• Idrottsföreningar, senior 21 år och uppåt kl. 19–22 (seniordivision)

För helger:

• Idrottsföreningar, ungdom 7–12 år kl. 8–18
• Idrottsföreningar, ungdom 13–20 år kl. 8–21
  
• Idrottsföreningar, senior 21 år och uppåt kl. 18–22 (seniordivision)

Säsongen sträcker sig mellan 1 oktober–30 april.

• Sista ansökningsdatum är 1 september.

Riktlinjer för bokning av konstgräs vintersäsong

Föreningar med verksamhet naturlig för konstgräsplaner prioriteras före andra. Vid fördelning av tiderna i idrottsanläggningarna ska Örebro kommun i största mån ta hänsyn till lagets eller träningsgruppens ålder. Barn och ungdomar från 13 år ska ha företräde till de tidiga tiderna. Undantag kan förekomma och tidsspannen är inte absoluta.

För vardagar:

• Idrottsföreningar, ungdom 13–15 år kl. 16–19
• Idrottsföreningar, ungdom 16–20 år kl. 16–19
  
• Idrottsföreningar, senior 21 år och uppåt kl. 19–22 (divisionstillhörighet)

För helger:

• Idrottsföreningar, ungdom 13–15 år kl. 8–18
• Idrottsföreningar, ungdom 16–20 år kl. 8–20
  
• Idrottsföreningar, senior 21 år och uppåt kl. 17–22 (divisionstillhörighet)

Under delar av vinterperioden är det en hög efterfrågan för träningstider på konstgräsen och då kan Örebro kommun begränsa antalet timmar och pass som varje lag kan boka. Den tilldelningsbara tiden kan inte alltid tillgodoses full ut beroende på hur efterfrågan under den specifika perioden ser ut. Bokningar för ungdomar fördelas i första hand på halvplan och barn under 13 år hänvisas till att boka tider i gymnastikhallarna under vinterperioden. Detta gäller för konstgräsplanerna:

• 13–20 år, max 2 timmar per lag och vecka. I första hand på halvplan.
• 21 år och uppåt och beroende på divisionstillhörighet, max 4 timmar per lag och vecka.

Inomhushallar innefattar idrottshallar och gymnastikhallar. Säsongen sträcker sig från augusti till juni och följer i huvudsak skolans läsårstider. Högsäsong råder från 1 september till 15 april.

• Sista ansökningsdatum är 30 april.

Idrottshuset och Mellringe har eftersäsong från maj. Hur länge anläggningarna håller öppet ser olika ut från år till år.

• Sista ansökningsdatum inför eftersäsongen är 31 mars.

Riktlinjer för bokning av inomhushallar

Föreningar med verksamhet naturlig för inomhushallar prioriteras före andra. Barnverksamheter hänvisas i första hand till gymnastikhallar.

Vid fördelning av tiderna i idrottsanläggningarna ska Örebro kommun i största mån ta hänsyn till lagets eller träningsgruppens ålder. Barn och ungdomar ska i huvudsak tilldelas de tidiga tiderna. Undantag kan förekomma och tidsspannen är inte absoluta.

För vardagar:

• Idrottsföreningar, ungdom 7–12 år kl. 16–19
• Idrottsföreningar, ungdom 13–20 år kl. 17–20
• Idrottsföreningar, senior 21 år och uppåt kl. 19–22 (seniordivision)
  

För helger:

• Idrottsföreningar, ungdom 7–12 år kl. 8–18
  
• Idrottsföreningar, ungdom 13–20 år kl. 8–21
  
• Idrottsföreningar, senior 21 år och uppåt kl. 18–22 (seniordivision)

Säsongen för ishallarna sträcker sig från augusti till april, beroende på när isen spolas upp samt tas bort. Det kan skilja sig något mellan hallarna och säsongerna.

• Sista ansökningsdatum är 30 april.

Försäsongen sträcker sig från vecka 30–33/34 och eftersäsongen från vecka 18–20.
Sista ansökningsdatum inför försäsongen och eftersäsongen är 15 mars.

Riktlinjer för bokning av ishallar

Föreningar med verksamhet naturlig för ishallar prioriteras före andra. Föreningar har företräde till idrottsanläggningar som är specialanpassade för deras verksamhet, eller möter upp mot kraven från respektive specialidrottsförbund.

Vid fördelning av tiderna i idrottsanläggningarna ska Örebro kommun i största mån ta hänsyn till lagets eller träningsgruppens ålder. Barn och ungdomar ska i huvudsak tilldelas de tidiga tiderna. Undantag kan förekomma och tidsspannen är inte absoluta.

För vardagar:

• Idrottsföreningar, ungdom 7–12 år kl. 16–19
• Idrottsföreningar, ungdom 13–20 år kl. 17–20
• Idrottsföreningar, senior 21 år och uppåt kl. 19–22 (seniordivision)
  

För helger:

• Idrottsföreningar, ungdom 7–12 år kl. 8–18
  
• Idrottsföreningar, ungdom 13–20 år kl. 8–21
  
• Idrottsföreningar, senior 21 år och uppåt kl. 18–22 (seniordivision)

Det går att avboka bokade tider däremot godtar inte Örebro kommun att längre sammanhängande perioder avbokas i en säsongsbokning. Avbokning av tider ska ske senast 10 dagar före bokat datum. För en tid som avbokas försent debiteras hyresgästen en tilläggsavgift utöver hyresavgiften. Vid särskilda omständigheter kan match-/träningstid avbokas med kort varsel. Örebro kommun avgör om avbokningen ska godtas eller inte.

Avbokning av arrangemang och tillfällig förläggning måste ske senast 21 dagar innan bokat datum. Vid utebliven eller försenad avbokning debiteras hyresgästen en tilläggsavgift utöver hyresavgiften. Vid särskilda omständigheter kan arrangemang avbokas med kort varsel. Örebro kommun avgör om avbokningar ska godtas eller inte. Vid sen avbokning kan hyresgästen bli tvungen att betala för andra tjänster kopplade till arrangemanget, det vill säga merkostnader som Örebro kommun inte kan påverka. Det kan exempelvis vara städtjänster eller kostnader för extrainsatt personal som hyresgästen beställt till arrangemanget. 

Avbokning kan aldrig ske i efterhand.

Vid säsongsbokning ska kunden ange vem som ska nyttja den bokade tiden. Om det sker en förändring ska kunden uppdatera uppgifterna om vem som nyttjar tiden. Kunden ska även meddela ändringar som byte av tid, flytt till annat datum eller justering från träning till match eller tvärt om. Ändringar ska genomföras senast 3 dagar före bokat datum, det sker då utan extra kostnad. Ändringar som sker senare än 3 dagar före bokat datum tar Örebro kommun ut en avgift.

Om kunden ej nyttjar en bokad tid utgår en avgift utöver hyresavgiften. Örebro kommun gör stickprov regelbundet på idrottsanläggningarna för att kontrollera så att tiderna nyttjas av rätt kund och verksamhet. Om bokad säsongstid ej nyttjas av rätt kund och verksamhet vid tre tillfällen tas tiden bort och blir bokningsbar för andra kunder.