Gå till innehåll

Fakturor till Örebro kommun

Som leverantör till Örebro kommun kan du effektivisera både din egen och kommunens fakturahanteringsprocess genom att skicka elektroniska fakturor till oss. Vi tar emot elektroniska sve-, fulltext- och abonnemangsfakturor. Enligt lag (2018:1277) ska leverantörer till offentlig sektor skicka e-faktura. 

Faktureringsadress

Kommunen har olika faktureringsadresser. Se faktureringsadresser och referenskoder i dokumentet Faktureringsadresser för e-fakturor Pdf, 219.1 kB..

Endast i undantagsfall tar vi efter 1 april 2019 emot pappersfakturor adresserade till: Örebro kommun, Box 30100, 701 35 Örebro.

Andra försändelser (reklam, orderbekräftelser, biljetter och varor mot postförskott) ska adresseras direkt till mottagaren.

Eventuella påminnelser och krav kan mejlas till leverantorreskontra@orebro.se för manuell hantering, bifoga en fakturakopia.

Kom igång och skicka e-fakturor

Många affärssystem har idag möjlighet att skicka elektroniska fakturor. Om du inte har denna funktion erbjuder vi, genom InExchange, en kostnadsfri tjänst där du kan registrera dina fakturor manuellt. Du kan självfallet använda någon annan operatör på marknaden för liknande tjänst.

Örebro kommun använder primärt standarden Svefaktura men tar även emot e-fakturor i PEPPOL nätverket eller SFTI Fulltextfaktura. Observera att en faktura via mejl (pdf) inte är en e-faktura i detta sammanhang.

Vi använder oss av VATnummer som identifiering vid Svefaktura: SE212000196701.

Vårt PEPPOL-ID är 0007:2120001967.

Vår GLN kod är 7300009009558.

Kontakta någon av våra samarbetspartners InExchange eller Pagero för mer information:

Skickar ni redan e-fakturor till andra kunder, kontakta er befintliga samarbetspartner för att lägga till Örebro kommun via InExchange.

Undantag för fakturor med känsligt innehåll

Fakturor som innehåller känslig information om enskilda personer ska inte skickas direkt som e-faktura till Örebro kommun. I dessa fall finns det olika regler beroende på vad fakturan avser. Kontakta kommunen innan första fakturan skickas.

Har inköp skett via rekvisition står det alltid på rekvisitions­blanketten hur fakturering ska ske.

Exempel på fakturor som inte berörs av Lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling 3 §:

Fakturor till Verksamhetsområde Försörjning för klientinköp gjorda med rekvisition i A4-format skickas på papper till: Örebro kommun, Verksamhetsområde Försörjning, Box 34220, 701 35 Örebro.

  • Det är obligatoriskt att ange en referenskod på 3–10 tecken. Koden ska uppges av kommunens beställare vid köptillfället. Endast en referenskod per faktura får förekomma, kommunen godtar inte samlingsfakturor.
    • På Svefakturor som skickas via fil från ditt faktureringssystem till oss, anges korrekt referenskod för xml-formatet i fältet RequisitionistDocumentReference och order-/rekvisitionsnummer via fältet OrderReference.
  • Vid e-rekvisition och vid fakturor till följd av rekvisitionsinköp anges även rekvisitionsnummer = ordernummer.
  • Beställarens namn.
  • Faktura- och leveransdatum.
  • Faktura- eller OCR-nummer.
  • I klartext vad fakturan avser, antal och à-pris per artikelrad, brutto- samt beskattningsunderlag för varje skattesats eller undantag, enhetspriset exklusive moms samt en eventuell prisnedsättning eller rabatt som inte ingår i enhetspriset. Om det är momsfri försäljning ska det framgå.
  • Leverantörens juridiska namn, adress, plus- eller bankgiro samt organisations-, momsregistrerings- eller VAT-nummer samt uppgift om utföraren är godkänd för F-skatt.
  • Köparens juridiska namn = Örebro kommun. Förvaltning, avdelning eller enhet och adress.
  • Köparens leveransadress (enhetens namn, gatuadress och beställare). Har varorna hämtats ska detta framgå, samt namn på den som hämtat ut varorna
  • Eventuella bilagor till fakturan ska skickas med i pdf-format.

Läs mer om vad en faktura/kreditfaktura ska innehålla

Skatteverkets information om fakturering.

Som leverantör ska du skicka en kreditfaktura vid nedsättning av priset i efterhand eller om du återtar en vara. På kreditfakturan ska ändringen av den ursprungliga fakturan synas och ursprungsfakturans unika nummer anges.

För att kunna registrera en faktura via www.inexchange.se krävs ett konto (inloggning), en anslutning till Örebro kommun och att du anger en korrekt referenskod i fältet Ert referensnummer.

Ytterligare referens, t.ex. namn på person anges i fältet Er referens och order-/rekvisitionsnummer i fältet Ert ordernr.

Örebro kommuns identitet är antingen VATnummer SE212000196701 eller GLNKOD 7300009009558.

På Svefakturor som skickas via fil från ditt faktureringssystem till oss, anges korrekt referenskod för xml-formatet i fältet RequisitionistDocumentReference och order-/rekvisitionsnummer via fältet OrderReference.

Frågor?

Om du har frågor kring fakturaportalen InExchange Web kan du få hjälp via InExchange hjälpcenter.

Om köparen inte betalar faktura i rätt tid medges att avgifter och dröjsmålsränta utgår enligt inkasso- och räntelagens bestämmelser (SFS 1981:739 och 1975:635).

Framställan avseende ersättning för försent betald faktura bör lämnas till köparen senast 30 dagar efter erlagd betalning genom separat faktura.

Av framställan ska hänvisning till försenad faktura och referenskod framgå. Krav på ersättning för sen betalning får ej påföras efterföljande faktura.

Ska du betala tillbaka pengar till Örebro kommun på grund av att kommunen gjort en felaktig utbetalning, eller göra en återbetalning av en outnyttjad kredit ska dessa pengar betalas tillbaka till Bankgiro 5912-3299.

När Örebro kommun köper en tjänst är det viktigt att känna till hur kommunen kommer att administrera betalningen. Betalningen kommer att administreras på olika sätt beroende på om leverantören är godkänd för F-skatt eller inte, anledningen till att hanteringen skiljer sig är Skatteverkets regler.

Om leverantören är godkänd för F-skatt kommer betalningen att ske motsvarande den faktura som leverantören skickar till Örebro kommun. Beroende på om leverantören är momspliktig eller inte ska fakturan vara med eller utan moms.

Om leverantören inte är godkänd för F-skatt, vid avtalstillfället eller utbetalningstillfället, kommer betalningen att reduceras med belopp motsvarande skatt på 30 procent. Ska betalning göras till en fysisk person kommer beloppet även att reduceras med eventuella sociala avgifter.

Det belopp som reducerats kommer att betalas in till Skatteverket av Örebro kommun som uppbördsman.

Om leverantören är en allmännyttig ideell förening, som inte är godkänd för F-skatt men har ett intyg från Skatteverket att de är skattebefriade, kommer betalningen ske motsvarande den faktura som leverantören skickar till Örebro kommun. Detta under förutsättning att en kopia av ett giltigt intyg är bifogat med fakturan.

För mer information om F-skatt, momspliktig verksamhet och skattebefrielse ta kontakt med Skatteverket.

Örebro kommun inför e-rekvisition. E-rekvisitionen är utställd via kommunens ekonomisystem och ger kommunen ökad kontroll över rekvisitioner och inköp. Klicka på nedanstående länk för mer information om till exempel fakturering.

Information till leverantörer – e-rekvisition Pdf, 190.7 kB.

Fulltextfakturor (EDI) används som komplement för större leverantörer till kommunen som i huvudsak redan är anslutna till kommunens e-handelssystem. Fulltextfakturor ska skickas enligt SFTI-standard. Läs mer om Fulltextfakturor hos SFTI.

Här hittar du Örebro kommuns EAN/GLN koder. Pdf, 87 kB.

Identitet vid fulltext-/EDI-faktura: 7300009009558

VAN-tjänsteleverantör: CGI

Intresserade leverantörer till kommunen kan kontakta oss för mer information.

Länkar

Senast uppdaterad:

Publicerad: