Arkivansvarig och arkivredogörare

Dokumenthantering kräver tydlig styrning inom alla delar av administrationen om inte problem ska uppstå. En fungerande dokumenthantering uppnås genom förebyggande arbete och verksamheten har mycket att vinna på att efterfölja de regelverk som finns.

De ansvariga i arkivfrågor ska hålla sig uppdaterade om den kommungemensamma arkiveringsplanen, KA och säkerställa att arkivreglementet efterföljs inom alla verksamheter.

Se till att de digitala systemen uppfyller kraven på arkiveringsfunktioner och -format, speciellt då ett nytt system ska köpas in eller när digital information ska överföras.

Ett annat område att ha extra koll på är hur hanteringen av informationen vid eventuell skanning av pappersdokument till digitala format går till. De ansvariga i arkivfrågor bör sätta sig in i rutinerna och säkerställa att skanningen inte medför informationsförluster eller ett onödigt sparande av kopior.

Verksamheterna skall anmäla till stadsarkivet vem som är arkivansvarig och vem som är arkivredogörare. Hela organisationen bör meddelas då en ny arkivredogörare blir tillsatt, så personalen vet vem de ska kontakta och vilka slags frågor hen kan besvara. 

Rollbeskrivningar

Arkivansvarig (förvaltningschefen eller det kommunala bolagets VD)

• Ansvarar för arkivvården
• Känner till gällande lagstiftning inom arkivområdet och övervakar att verksamheten efterföljer den
• Ansvarar för att arkivfrågor beaktas vid budgetarbete, planeringsarbete och vid organisationsförändringar
• Utser arkivredogörare, en eller flera
• Ger arkivredogöraren tid och resurser för gallring, leverans, flytt – d.v.s. svarar för att arkivredogöraren kan utföra sitt uppdrag
• Informerar stadsarkivet om viktiga organisations- och personalförändringar gällande arkivhanteringen
• Ansvarar att arkivfrågor beaktas vid upphandling, uppgradering och avveckling av IT-system
• Ansvarar för gallring
• Säkerställer att allmänheten kan begära ut allmänna handlingar
• Ansvarar om verksamheten upphör för leverans till stadsarkivet inom tre månader 

Arkivredogörare (gärna flera)

• Viktig kontaktperson med stadsarkivet
• Ansvarar för den praktiska hanteringen av arkivet
• Har som uppgift att hålla handlingarna ordnade och tillgängliga enligt tryckfrihetsförordningens, arkivlagens och offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser
• Kontrollerar att endast materiel och metoder som är arkivbeständiga används till handlingar som ska bevaras
• Ger förslag till KA t ex nya rutiner, nya blanketter
• Bevakar att arkivbildningen sker i enlighet med KA
• Verkställer gallring och leverans enligt KA
• Förbereder och verkställer leveranser av arkivhandlingar till stadsarkivet
• Ombesörjer inbindning av nämnd- eller styrelseprotokoll
• Upprättar arkivbeskrivning
• Hittar i arkivet
• Håller stadsarkivet fortlöpande informerade om förändringar i dokumenthanteringen
• Medverkar vid inspektioner
• Upprätthåller kontakt med den arkivansvarige och stadsarkivet