Behandling av personuppgifter – Tekniska nämnden

Här ger vi information om hur Tekniska nämnden, Örebro kommun, behandlar personuppgifter.

Kontakt

Personuppgiftsansvarig

Tekniska nämnden
Örebro kommun
Box 33300, 701 35 Örebro
tekniska.namnden@orebro.se
019-21 10 00 (Servicecenter)

Dataskyddsombud

Amanda Kristoffersson
Box 30000, 701 35 Örebro
dataskyddsombud@orebro.se
019-21 10 00 (Servicecenter)

Behandling av personuppgifter

Denna information syftar till att i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (GDPR) ge en övergripande information om Tekniska nämndens hantering av personuppgifter. Informationen som lämnas här syftar även till att ge information till de som Tekniska nämnden behandlar personuppgifter om, så att de registrerade kan tillvarata sina rättigheter.

Vad menas med personuppgifter?

Personuppgifter är all slags information som handlar om eller kan knytas till en levande person.

Personuppgiftsansvar

Tekniska nämnden är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som vi bestämmer ändamål och medel för. Personuppgifter behandlas på olika sätt i vår ärendehantering, på olika grunder och för olika ändamål.

Offentlighetsprincipen

Eftersom Tekniska nämnden är en myndighet blir handlingar som inkommer till oss i huvudregel allmänna handlingar som registreras. Vid en begäran om utlämnande av allmän handling kommer handlingen därför att lämnas ut såvida uppgifterna inte omfattas av sekretess.

För en korrekt hantering av allmänna handlingar enligt offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen och förvaltningslagen måste Tekniska nämnden behandla personuppgifter. Behandlingen av personuppgifter ska ske i enlighet med EU:s dataskyddsförordning och är i dessa fall nödvändig utifrån den rättsliga grunden allmänt intresse.

Hur behandlar Tekniska nämnden personuppgifter?

Tekniska nämnden behandlar personuppgifter för att kunna hantera ditt ärende. Som ovan nämnts hanteras personuppgifter när någon vänder sig till oss i flera fall med den rättsliga grunden allmänt intresse eftersom vi har en skyldighet att hantera allmänna handlingar på ett korrekt sätt.

Tekniska nämndens ansvar inom Örebro kommun beskrivs i reglemente för Tekniska nämnden, vilket kommunfullmäktige beslutat om med stöd av 6 kap. 44 § kommunallagen Nämndreglementen för Örebro kommun Pdf, 414.2 kB. (Pdf, 414.2 kB). För ändamål som faller inom ramen för reglementet hanteras personuppgifter på grunderna uppgift av allmänt intresse och myndighetsutövning.

Kategorier av personuppgifter som behandlas

De kategorier av personuppgifter som behandlas i ärenden som inkommer till oss är främst namn och kontaktuppgifter till enskilda som vänt sig till Tekniska nämnden. Andra kategorier av personuppgifter kan förekomma i handlingar som inkommer till oss och dessa har vi har en skyldighet att hantera för en korrekt hantering av allmänna handlingar. Handlingar som inkommer registreras på ett ärende och alla ärenden som registreras får ett ärendenummer i vårt ärendehanteringssystem.

Hantering av känsliga personuppgifter

Om känsliga personuppgifter inkommer till oss behandlas dessa uppgifter genom att handlingen läggs in i ett ärende. Om det kan antas att uppgifter omfattas av sekretess finns en möjlighet att sekretessmarkera ärenden i vårt ärendehanteringssystem. Om ett ärende är sekretessmarkerat kan ingen förutom handläggaren och registrator se ärendet. Innan en allmän handling lämnas ut görs alltid en prövning av om sekretess föreligger för uppgifterna. Föreligger sekretess lämnas uppgifterna inte ut.

Om du har skyddade personuppgifter

Skyddade personuppgifter blir inte sekretessmarkerade i våra e-tjänster och formulär. Om du har skyddade personuppgifter ska du därför inte använda dem. Kontakta istället Örebro kommuns servicecenter, på telefon 019-21 10 00, för att få hjälp med ditt ärende.

Vilka kan ta del av uppgifterna?

De medarbetare som registrerar respektive handlägger ditt ärende kommer att ta del av uppgifterna för att vi ska kunna hantera ditt ärende. Personuppgifterna kan komma att lämnas ut om någon begär ut en allmän handling och uppgifterna inte omfattas av sekretess. I vissa fall anlitas personuppgiftsbiträden som får behandla personuppgifterna i enlighet med de ändamål och instruktioner som Tekniska nämnden har lämnat för behandlingen.

Hur länge sparas uppgifterna?

Registrering, arkivering och gallring av allmänna handlingar styrs av tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen. Myndigheten har en laglig skyldighet enligt arkivlagen att bevara allmänna handlingar såvida det inte finns ett gallringsbeslut som reglerar att gallring får ske. Den kommungemensamma arkiveringsplanen reglerar när handlingar ska bevaras och gallras.

Allmänna handlingar gallras alternativt bevaras och arkiveras i enlighet med den kommungemensamma arkiveringsplanen. Personuppgifter som inte ingår i en allmän handling får endast sparas så länge som de är nödvändiga för de ändamål som de behandlas för.

Information om dina rättigheter

Här följer information om dina rättigheter som registrerad.

Du har rätt att få information om vilka personuppgifter som behandlas om dig och få en kopia av dessa tillsammans med viss ytterligare information, ett så kallat registerutdrag. Registerutdrag beställs genom att du besöker Servicecenter, Drottninggatan 5. Tänk på att ta med giltig legitimation.

Du har rätt att vända dig till myndigheten som behandlar personuppgifter och be att få felaktiga uppgifter rättade. Det innebär också att du har rätt att komplettera med sådana personuppgifter som saknas och som är relevanta med hänsyn till ändamålet med personuppgiftsbehandlingen.

Du har i vissa fall rätt att invända mot den personuppgiftsansvariges behandling av dina personuppgifter. När myndigheten behandlar personuppgifter på de rättsliga grunderna att behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller vid myndighetsutövning har du rätt att när som helst göra invändningar mot aktuell personuppgiftsbehandling. Myndigheten får då inte längre behandla personuppgifterna om vi inte kan påvisa tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen och fri- och rättigheter.

Du har i vissa fall rätt att kräva att behandlingen av personuppgifter begränsas. Med begränsning menas att uppgifterna markeras så att dessa i framtiden endast får behandlas för vissa avgränsade syften. Rätten till begränsning gäller bland annat när du anser att uppgifterna är felaktiga och begärt rättelse. I sådana fall kan du även begära att behandlingen av uppgifterna begränsas under tiden som uppgifternas korrekthet utreds.

Du har rätt att vända dig till en myndighet som behandlar personuppgifter och be att uppgifterna som avser dig raderas. Det finns dock undantag till denna rättighet, till exempel om myndigheten måste behandla uppgifterna för att lagen kräver detta eller för att behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Registrering, arkivering och gallring av allmänna handlingar styrs av tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen. Kommunens gemensamma arkiveringsplan reglerar när handlingar ska bevaras och gallras. Myndigheten är skyldig att bevara allmänna handlingar såvida det inte finns ett gallringsbeslut i kommunens gemensamma arkiveringsplan som reglerar att gallring får ske. I dessa fall är radering inte möjlig.

I vissa fall när du har lämnat personuppgifter har du rätt att få ut personuppgifterna elektroniskt för att kunna använda personuppgifterna på annat håll. Det gäller endast de personuppgifter som du själv har lämnat. Rätten gäller bara när behandling grundas på den enskildes samtycke eller när behandlingen är nödvändig för att kunna uppfylla ett avtal med den registrerade.

Om du anser att Tekniska nämnden behandlar uppgifter om dig i strid med EU:s dataskyddsförordning kan du lämna in ett klagomål till Integritetsskydds­myndigheten. Beslut som Tekniska nämnden fattar med anledning av att du utövar dina rättigheter enligt EU:s dataskyddsförordning har du rätt att överklaga. Du har i sådana fall rätt att få ett överklagbart beslut.

Kontakta Tekniska nämnden om du har frågor eller synpunkter på hur vi hanterar personuppgifter. Du kan också kontakta Örebro kommuns dataskyddsombud om du har frågor om personuppgiftsbehandling. Kontaktuppgifter till Tekniska nämnden och dataskyddsombudet finns högst upp på sidan.

Specifika personuppgifts­behandlingar hos Tekniska nämnden

Nedan följer en förteckning över de behandlingar som görs hos Tekniska nämnden med den information du har rätt att få från oss avseende varje behandling.

Automatiserat beslutfattande förekommer inte. I de fall tredjelandsöverföring görs (överföring utanför EU/EES) är vi skyldiga att informera om det.

Ändamålet med behandlingen

Rättslig grund

Vilka som kommer att ta del av uppgifterna

Hur länge uppgifterna sparas

Hålla allmänna handlingar ordnade.

Art 6.1.e) Allmänt intresse - korrekt hantering av allmänna handlingar utifrån tryckfrihets­förordningen, offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen, förvaltningslagen.

Registrator, handläggare och förtroendevalda samt ev utlämnande med stöd av offentlighets­principen.

Bevarande genom digitalt uttag. Gallring får ske av information i systemet som är äldre än 5 år, förutsatt att arkiveringsuttag gjorts, levererats till och godkänts av stadsarkivet.

Ta hand om inkommande e-post samt skicka e-post.

Art 6.1.e) Allmänt intresse - korrekt hantering av allmänna handlingar utifrån tryckfrihets­förordningen, offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen, förvaltningslagen.

Registrator, handläggare och förtroendevalda samt ev utlämnande med stöd av offentlighets­principen.

Handlingar gallras eller arkiveras i enlighet med Kommungemensam arkiveringsplan (KA). E-post får gallras efter en vecka om det registrerats i annat system. Även gallring efter en vecka avseende e-post som är av uppenbart ringa eller tillfällig betydelse för kommunens verksamhet. Omedelbar gallring av e-post som inte är allmän handling.

Besvara remisser från andra myndigheter (t.ex. bygglov, detaljplaner, tävling på väg, arbete i vattenskyddsområde)

Art 6.1.e) Allmänt intresse, 2-3 §§ reglemente för Tekniska nämnden, 6:44 kommunallagen.

Registrator, handläggare och förtroendevalda samt ev utlämnande med stöd av offentlighets­principen

Bevarande genom digitalt uttag. Gallring får ske av information i systemet som är äldre än 5 år, förutsatt att arkiveringsuttag gjorts, levererats till och godkänts av stadsarkivet.

Tekniska nämndens analoga arkiv

Art 6.1 e) Allmänt intresse - arkivlagens krav på hantering av allmänna handlingar.

Registrator, handläggare, Stadsarkivet samt ev utlämnande med stöd av offentlighets­principen.

Gallring och arkivering sker enligt KA.

Ändamålet med behandlingen

Rättslig grund

Vilka som kommer att ta del av uppgifterna

Hur länge uppgifterna sparas

Hantering av avfallsabonnemang och andra tjänster kopplade till avfall

Art 6.1.e) Allmänt intresse - skyldighet enligt 15 kap. miljöbalken att hantera hushållsavfall, 3 § reglemente för Tekniska nämnden, 6:44 kommunal­lagen. Personnummer behandlas för att säkra identitet.

Handläggare. Myndigheter i förekommande fall.
Entreprenörer som hämtar avfall och tvättar kärl mm.
Utlämnande kan bli aktuellt med stöd av offentlighets­principen.

Bevaras genom digitalt arkiveringsuttag. Information som arkiverats kan gallras efter att arkiveringsuttag gjorts och uttaget godkänts av stadsarkivet.

Ändamålet med behandlingen

Rättslig grund

Vilka som kommer att ta del av uppgifterna

Hur länge uppgifterna sparas

Hantering av abonnemang för VA och andra tjänster kopplade till VA

Art 6.1.e) Allmänt intresse - 6 § lagen om allmänna vattentjänster. 3 § reglemente för Tekniska nämnden. 6:44 kommunal­lagen. Personnummer behandlas för att säkra identitet.

Handläggare. Myndigheter i förekommande fall. Utlämnande kan bli aktuellt med stöd av offentlighets­principen.

Bevaras genom digitalt arkiveringsuttag. Information som arkiverats kan gallras efter att arkiveringsuttag gjorts och uttaget godkänts av stadsarkivet.

Ändamålet med behandlingen

Rättslig grund

Vilka som kommer att ta del av uppgifterna

Hur länge uppgifterna sparas

Hantering av bidrag för enskilda vägar och vägföreningar

Art 6.1.e) Allmänt intresse, 2 § reglemente för Tekniska nämnden, 6:44 kommunal­lagen. Tekniska nämnden 1996-12-17, § 188.

Handläggare.
Utlämnande kan bli aktuellt med stöd av offentlighets­principen.

Bevarande genom digitalt uttag. Gallring får ske av information i systemet som är äldre än 5 år, förutsatt att arkiveringsuttag gjorts, levererats till och godkänts av stadsarkivet.

Markupplåtelse

Art 6.1.e) Allmänt intresse, 2 § reglemente för Tekniska nämnden, 6:44 kommunal­lagen.
Personnummer behandlas för att säkra identitet.

Handläggare. Myndigheter i förekommande fall. Utlämnande kan bli aktuellt med stöd av offentlighets­principen.

Bevarande genom digitalt uttag. Gallring får ske av information i systemet som är äldre än 5 år, förutsatt att arkiveringsuttag gjorts, levererats till och godkänts av stadsarkivet.

Hantering av parkeringstillstånd för rörelsehindrade

Art 6.1.e) Myndighetsutövning 13 kap. 8 § trafikförordningen, 2 § reglemente för Tekniska nämnden, 6:44 kommunal­lagen. Personnummer behandlas för att säkra identitet.

Handläggare. Intygsskrivande läkare. Konsultläkare. Ev utlämnande med stöd av offentlighets­principen.

Leverantör vid support. Bevarande genom digitalt uttag. Gallring får ske av information i systemet som är äldre än 5 år, förutsatt att arkiveringsuttag gjorts, levererats till och godkänts av stadsarkivet.

Hantering av fordonsflytt

Art 6.1.e) Myndighetsutövning, lag om flyttning av fordon i vissa fall, 2 § reglemente för Tekniska nämnden, 6:44 kommunal­lagen. Personnummer behandlas för att säkra identitet.

Handläggare. Parkeringsvakt. Bärgningspersonal. Ev utlämnande med stöd av offentlighets­principen.

Gallras efter fem år.

Hantering av parkerings­anmärkningar

Art 6.1.e) Myndighetsutövning, lag om felparkerings­avgift och lag om kommunal parkerings­övervakning, 2 § reglemente för Tekniska nämnden, 6:44 kommunal­lagen.

Parkeringsvakter. Gruppchef. Ev utlämnande med stöd av offentlighets­principen.

Gallring sker efter två år.

Undantag från lokala trafikföreskrifter

Art 6.1.e) Myndighetsutövning 13 kap. 3 § trafikförordningen, 2 § reglemente för Tekniska nämnden, 6:44 kommunal­lagen.

Handläggare. Parkeringsvakter. Ev utlämnande med stöd av offentlighets­principen

Bevarande genom digitalt uttag. Gallring får ske av information i systemet som är äldre än 5 år, förutsatt att arkiveringsuttag gjorts, levererats till och godkänts av stadsarkivet.

Hantering av felanmälan i den fysiska miljön

Artikel 6.1.e) allmänt intresse, 2 § reglemente för Tekniska nämnden samt 6 kap. 44 § kommunallagen.

Handläggare. Utförare av felavhjälpande åtgärder. Ev utlämnande med stöd av offentlighets­principen.

Bevarande.

Ansökan om trafikanordningsplan (TA-plan)

Art 6.1.e) Allmänt intresse, 2 § reglemente för Tekniska nämnden, 6:44 kommunallagen.

Handläggare.

Bevarande genom digitalt uttag. Gallring får ske av information i systemet som är äldre än 5 år, förutsatt att arkiveringsuttag gjorts, levererats till och godkänts av stadsarkivet.

Ansökan om grävning i allmän platsmark (schaktremiss)

Art 6.1.e) Allmänt intresse, 2 § reglemente för Tekniska nämnden, 6:44 kommunallagen.

Handläggare.

Bevarande genom digitalt uttag. Gallring får ske av information i systemet som är äldre än 5 år, förutsatt att arkiveringsuttag gjorts, levererats till och godkänts av stadsarkivet.

Hantering av boendeparkering

Art. 6.1.e) Myndighetsutövning, 10 kap 2 § 2 st trafikförordningen, 2 § reglemente för Tekniska nämnden, 6 kap 44 § kommunallagen. Personnummer behandlas för att säkra identitet.

Parkeringsvakter. Gruppchef. Ev utlämnande med stöd av offentlighets­principen.

Gallring sker efter två år.

Senast uppdaterad:
Publicerad:
Hade du nytta av innehållet på den här sidan?

Tack för ditt svar!

Du måste skriva in dina synpunkter för att kunna skicka meddelandet

Tack för ditt svar!