Behandling av personuppgifter – Gymnasie- och arbetsmarknadsnämnden

Här ger vi information om hur Gymnasie- och arbetsmarknadsnämnden, Örebro kommun, behandlar personuppgifter.

Kontakt

Personuppgiftsansvarig

Gymnasie- och arbetsmarknadsnämnden
Örebro kommun
Box 31300, 701 35 Örebro
gymnasieocharbetsmarknadsnamnden@orebro.se
019-21 10 00 (Servicecenter)

Dataskyddsombud

Dataskyddsombud
Box 30000, 701 35 Örebro
dataskyddsombud@orebro.se
019-21 10 00 (Servicecenter)

Syftet med denna information

Denna information syftar till att (i enlighet med EU:s dataskyddsförordning, GDPR) ge en övergripande information om Gymnasie- och arbetsmarknadsnämndens hantering av personuppgifter.

Informationen som lämnas här syftar även till att ge information till de som Gymnasie- och arbetsmarknadsnämnden behandlar personuppgifter om, så att de registrerade kan tillvarata sina rättigheter.

Behandling av personuppgifter

Behandling av personuppgifter är all typ av hantering av personuppgifter. Exempel är att samla in, lagra, gallra, arkivera, kopiera med mera.

Vad som avses med personuppgifter

Personuppgifter är all slags information som handlar om eller kan knytas till en levande person.

Personuppgiftsansvar

Gymnasie- och arbetsmarknadsnämnden är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som vi bestämmer ändamål och medel för. Personuppgifter behandlas på olika sätt i vår verksamhet, på olika grunder och för olika ändamål.

Offentlighetsprincipen

Eftersom Gymnasie- och arbetsmarknadsnämnden är en myndighet blir handlingar som inkommer till oss i huvudregel allmänna handlingar som registreras. Vid en begäran om utlämnande av allmän handling kommer handlingen därför att lämnas ut såvida uppgifterna inte omfattas av sekretess.

För en korrekt hantering av allmänna handlingar enligt offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen och förvaltningslagen måste Gymnasie- och arbetsmarknadsnämnden behandla personuppgifter. Behandlingen av personuppgifter ska ske i enlighet med EU:s dataskyddsförordning.

Skäl till att Gymnasie- och arbetsmarknadsnämnden behandlar personuppgifter

Gymnasie- och arbetsmarknadsnämnden behandlar personuppgifter för att kunna bedriva utbildningsverksamhet enligt det uppdrag Gymnasie- och arbetsmarknadsnämnden har.

Gymnasie- och arbetsmarknadsnämndens ansvar inom Örebro kommun beskrivs i reglemente för Gymnasie- och arbetsmarknadsnämnden, vilket kommunfullmäktige beslutat om med stöd av 6 kap. 44 § kommunallagen

Mer om Nämndreglementen för Örebro kommun (pdf) Pdf, 429.9 kB. (Pdf, 429.9 kB).

Hur vi fått in dina personuppgifter?

I de flesta fall har du själv lämnat personuppgifter till oss för att vi ska kunna hantera ett ärende åt dig. Ibland kan vi ha fått dina personuppgifter från någon annan än dig själv. Vi hämtar bland annat uppgifter från folkbokföringsregistret. Vissa personuppgifter får vi även från tidigare skolgång genom överlämnande av exempelvis elevakter och journaler.

Hantering av känsliga personuppgifter

Om känsliga personuppgifter kommer in till oss behandlas dessa uppgifter genom en särskild hantering. Exempel på känsliga personuppgifter är bland annat uppgifter om hälsa. Om det kan antas att uppgifter omfattas av sekretess finns bland annat en möjlighet att sekretessmarkera ärenden i vårt elevregister eller i kommunens ärendehanteringssystem. Om ett ärende är sekretessmarkerat kan bara ett begränsat antal handläggare se ärendet.

Innan en allmän handling lämnas ut görs alltid en prövning av om sekretess föreligger för uppgifterna. Föreligger sekretess lämnas uppgifterna inte ut.

Om du har skyddade personuppgifter

Skyddade personuppgifter blir inte sekretessmarkerade i våra e-tjänster och formulär. Om du har skyddade personuppgifter ska du därför inte använda dem. Kontakta i stället Örebro kommuns servicecenter på telefon 019-21 10 00, för att få hjälp med ditt ärende. I vårt elevregister och andra slutsystem finns särskilda rutiner för hantering av skyddade personuppgifter.

Vilka som kan ta del av uppgifterna

De medarbetare som jobbar med frågor som antagning, genomförande av utbildning och hantering av inkomna uppgifter kommer att ta del av uppgifterna för att vi ska kunna bedriva utbildning och hantera dina ärenden.

I vissa fall har vi som kommun en skyldighet enligt lag att lämna dina personuppgifter till andra myndigheter som till exempel Skatteverket, Polisen, Statistiska centralbyrån eller Försäkringskassan. I vissa fall anlitas personuppgiftsbiträden som får behandla personuppgifterna i enlighet med de ändamål och instruktioner som Gymnasie- och arbetsmarknadsnämnden har lämnat för behandlingen.

Hur länge uppgifter sparas

Registrering, arkivering och gallring av allmänna handlingar styrs av tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen. Myndigheten har en skyldighet enligt arkivlagen att bevara allmänna handlingar såvida det inte finns ett gallringsbeslut som reglerar att gallring får ske. Den kommungemensamma arkiveringsplanen reglerar när handlingar ska bevaras och gallras.

Allmänna handlingar gallras alternativt bevaras och arkiveras i enlighet med den kommungemensamma arkiveringsplanen. Personuppgifter som inte ingår i en allmän handling får endast sparas så länge som de är nödvändiga för de ändamål som de behandlas för.

Överföring till tredjeland

I de fall tredjelandsöverföring görs (överföring utanför EU/EES) är vi skyldiga att informera om det.

Anmäl ändringar

Namnen i våra system ska överensstämma med folkbokföringens uppgifter. Meddela om någon uppgift inte stämmer. Vill du ändra stavningen på namnet eller byta namn måste du först göra en anmälan hos Skatteverket.

Information om dina rättigheter

Här följer information om dina rättigheter som registrerad.

Specifika personuppgiftsbehandlingar hos Gymnasie- och arbetsmarknadsnämnden

Nedan följer en förteckning över vissa av de behandlingar som görs hos Gymnasie- och arbetsmarknadsnämnden med den information du har rätt att få från oss avseende varje behandling. Automatiserat beslutfattande förekommer inte.