Upphandlingsenheten börjar med digital signering av avtal

Under tre år har Örebro kommun arbetat med att utveckla och införa e-signering. Upphandlingsenheten på Örebro kommun räknar med att spara mer än tre månaders arbetstid per år genom att gå över till digitala underskrifter på sina avtal.

I ett drygt år har Signeringsportalen, kommunens lösning för avancerade elektroniska underskrifter, använts internt för bland annat nämndprotokoll, ordförandebeslut och avtal. Från och med 21 december 2020 är det även möjligt att skicka dokument för e-signering externt, vilket öppnar för helt nya möjligheter i digitaliseringen av kommunens handlingar.

De första att nyttja detta är Upphandlingsenheten, som hittills har undertecknat sina avtal analogt, med papper och penna som sedan skickats med post till avtalsmotparten:

– Vår process för underskrifter på avtal och tilldelningsbeslut blir mycket enklare när vi slipper signaturer på papper och postgången det medför, säger Helena Sköld-Löfgren, upphandlingschef på Örebro kommuns Upphandlingsenhet. Att kunna signera avtal digitalt kommer underlätta vårt arbete mycket. Signering blir bara en knapptryckning bort, det blir en smidigare process både internt inom kommunen men även externt för våra leverantörer samt övriga kommuner som ingår i länssamverkan.

Stora tidsvinster

Upphandlingsenheten räknar med att kunna skicka de flesta av sina avtal för digital underskrift, vilket kommer spara omkring 80 minuters handläggningstid per dokument. Den totala ledtiden för ett avtalsundertecknande beräknas förkortas med ett par veckor. Totalt uppskattas e-signeringen ge tidsvinster på upp emot 530 arbetstimmar per år, vilket motsvarar ungefär 3,3 månaders arbetstid.

– Tidsvinsterna påverkar alla inblandande parter, både internt och externt. För oss på upphandlingsenheten innebär det att det frigör tid som kan nyttjas på annat sätt, till exempel fler upphandlingar eller att möjliggöra till utökad dialog som är viktig för rätt kravställning vid upphandlingar, säger Helena Sköld-Lövgren.

Projektet pågår till juni 2021

Örebro kommun har jobbat i tre år med att utveckla en lösning och införa e-underskrifter i organisationen. Först som förstudie, sedan pilotprojekt och nu i projektet E-signering med fokus på införande. Projektet är en del av den kommunövergripande strategin Digitalt först. E-signeringsprojektets mål har varit att kunna ersätta “bläck på papper” genom att skapa miljövänliga, hållbara och helt digitala flöden för dokument i administrativa processer samt genom att hjälpa verksamheter igång med e-underskrifter.

E-signeringsprojektet fortsätter inom Örebro kommun fram till juni 2021 med bland annat vidareutveckling av e-tjänsten Signeringsportalen, samt en fortsatt utrullning av e-signering till fler verksamheter. På tur står detaljplaneprocessen inom Byggnadsnämnden och avtal inom flera förvaltningar. Projektet undersöker även vidareutveckling av e-arkivsystemet, för att automatiskt kunna hämta och lagra metadata från de elektroniska signaturerna samt förstudie och bevakning av Säker Digital Kommunikation (SDK), som är ett samarbete mellan Sveriges offentliga förvaltningar.

Mer information

Här kan du läsa mer om Örebro kommuns strategi kring digitalisering.

Senast uppdaterad:
Publicerad:
Hade du nytta av innehållet på den här sidan?

Tack för ditt svar!

Du måste skriva in dina synpunkter för att kunna skicka meddelandet

Tack för ditt svar!