Skicka säker e-post

Säker kommunikation används för att skicka filer och/eller meddelanden på ett säkert sätt via e-post. Du laddar upp och mellanlagrar filerna på en server. Mottagaren får istället en länk i mejlet, där filerna kan laddas ner.

Förutsättningar

Att du är ansluten till tjänsten, se punkt 1 och 2 nedan.

1. Anslut till tjänsten

Logga in på sidan Säker kommunikation. Du använder samma användar-id och lösenord som du använder till datorn.

2. Välj kontoinställningar

Klicka på kugghjulet uppe till höger och välj Kontoinställningar

Signatur

Lägg till en signatur som skickas med ditt meddelande till mottagaren. Använd gärna samma signatur som du har i din e-post. Klicka på Spara.

Kontakter

Under fliken Contact kan du lägg till dina vanliga kontakter.

Ange kontaktens namn och sedan en eller flera e-postadresser. Du kan även skapa e-postgrupper genom att separera flera adressen med ett kommatecken. Klicka sedan på Add contact.

3. Skicka en fil

När du loggat in på tjänsten kommer du direkt till sidan där du skapar ett nytt meddelande. Är du i en annan vy, klickar du på Secure Messages och väljer Nytt meddelande.

Ange mottagare

Om du skapat kontakter kan du i fältet Mottagare börja skriva namnet på kontakten så föreslås den automatiskt. Men du kan även ange en annan e-postadress.

Ange ämne och skriv ett meddelande

Ladda upp fil/dokument

Det finns två sätt att ladda upp filen du vill dela.

1. Drag och släpp. Ta tag i filen och dra den till det grå fältet Släpp filer här.

2. Ladda upp filen genom att klicka på Lägg till filer. Klicka på Öppna.

Ställ in säkerhet

Högst säkerhet uppnås om du väljer Authentication Required. Det är förvalt.

Olika typer av inställningar för säkerhet

Skicka till en mottagare i Örebro kommun
Välj då alternativet Authentication Reguired tillsammans med Recipients Only. Det innebär att mottagaren behöver ett konto i Örebro kommun som hen kan logga in med på samma sätt som du gör för att logga in i tjänsten.

Använd alltid detta alternativ när mottagaren är en annan anställd i kommunen.

Skicka till en delad postlåda i Örebro kommun
Behöver du skicka till en e-postadress som inte är personlig och som hanteras av flera personer, eller vill att mottagaren ska kunna vidarebefordra meddelandet till andra inom Örebro kommun, väljer du alternativen Authentication Reguired och Recipients + Locals.

Detta tillåter vem som helst inom Örebro kommun som har tillgång till länken att ta del av innehållet.

Skicka till en mottagare utanför Örebro kommun
Om mottagaren är en extern samarbetspartner och saknar konto i Örebro kommun väljer du Authentication Not Reguired.

Man ska då vara införstådd med att filen kommer att kunna öppnas av alla som har åtkomst till den e-postadress meddelandet skickas till.

Mottagaren kommer också kunna skicka meddelandet vidare till andra som då kan öppna det. För ökad säkerhet kan du begränsa antalet möjliga nedladdningar, se nedan.

Begränsa antalet möjliga nedladdningar
Säkerheten kan ökas ytterligare genom att begränsa antalet gånger det är möjligt att klicka på länken och hämta hem den/de filar du bifogat. Begränsningen gäller per mottagare.

Sätter du en ”1” i rutan och du har namngett två personer, innebär det att de båda kommer kunna hämta meddelandet varsin gång.

Denna möjlighet är lämplig att överväga om du skickar känslig information och där det är möjligt att vidarebefordra meddelandet till andra.

Privat meddelande
Normalt kommer allt du skriver i meddelandefältet att vara fullt synligt i mottagarens e-postinkorg.

Genom att välja att skicka Privat meddelande döljs innehållet i meddelandefältet tills mottagaren valt att hämta meddelandet genom att klicka på länken i e-postmeddelandet.

Detta innebär att om du skickar ett Privat meddelande till en mottagare inom Örebro kommun, med krav på inloggning, så kan du skriva sekretessuppgifter i meddelandefältet utan att behöva skicka en fil.

Ämnesraden är dock alltid synlig, så skriv ingen sekretess där.

Senast uppdaterad: 13 augusti 2019

Publicerad: 13 augusti 2019
Hade du nytta av innehållet på den här sidan?