Personal och organisation - Förändringar i hemvården
Vi behöver se över om vi använder oss själva på det mest optimala sättet och utvärdera om vi är rätt organiserade. Det handlar om att ha rätt kompetens på rätt plats i lagom och rätt mängd och enligt klokt fattade beslut för varje unik person som vi är till för. Här pågår just nu arbete med att utveckla styrning och uppföljning samt verksamheternas planering. Vi genomför också andra förändringar som till exempel att hantera larmen på hemvårdsenheterna istället för i en särskild grupp.
Under våren 2019 genomfördes en utredning av personalsammansättning och organisationsstruktur i hemvården.
I den ingick bland annat:
- Analys av chefsorganisationen som infördes 2017 och att se över enhetschefschefernas uppdrag och arbetssituation.
- Översyn av administrativt stöd inom förvaltningen.
- Inventering av kompetensbehov hos medarbetare och chefer.
- Inventering och utformning av personalstrukturen generellt inom hemvården.
- Att se över effektiviteten i verksamheternas planering.
- Att göra en analys av sjuksköterske- och arbetsterapeutorganisationen.
Utifrån utredningen påbörjades ett grundläggande arbete med att utveckla och kvalitetssäkra vår styrning, uppföljning och planering med stöd av konsulter från Frontit. Syftet är att skapa bättre förutsättningar att bedriva hemvård med bästa möjliga arbetsmiljö, kvalitet och effektivitet.
Arbetet pågår med att förbättra målstyrningen och uppföljningen inom Hemvården.
Alla vi som arbetar inom Hemvården behöver arbeta gemensamt för att skapa en förändring. Att ha få, tydliga och gemensamma mål som varje person vet innebörden av hjälper oss att tillsammans hitta och prioritera aktiviteter, idéer och tester som bidrar till en hållbar hemvård.
De tre effektmålen som vi har för hela arbetet känner man igen, eftersom de hänger ihop med orden i ”pusselramen”. Det vi gör ska leda till:
- Ökad kvalitet
- Bättre arbetsmiljö
- Ekonomi i balans
Tydliga mål är starten, men det är också viktigt att vi följer upp på rätt sätt för att veta hur vi lyckas. I grunden handlar det om att ha koll på att de prioriteringar vi gör är rätt. Uppföljningen behöver fokusera på få, men rättvisande mätetal som säger det vi behöver veta och uppföljningen som helhet ska bidra till vårt lärande. Vi ska inte mäta för mätandets skull.
Arbete under hösten 2019
Under hösten pågår ett arbete där de övergripande målen bearbetas och förankras genom hela verksamheten. Vi definierar också hur effekten ska mätas. För att skapa bra förutsättningar får cheferna på förvaltningen i samband med detta även kompetensutveckling i bland annat förändringsledning. Som stöd i hela det här arbetet har vi erfarna konsulter från Frontit. Frontit hjälper oss också att kartlägga och förbättra processen för ekonomiuppföljning och rapportframtagande.
Något som har stor påverkan för både dem som får stöd av hemvården, för arbetsmiljön och för ekonomin är hur vi planerar. Under hösten 2019 går vi därför igenom planeringsprocessen tillsammans, för att se hur vi kan göra den så bra som möjligt ur alla perspektiv.
Att planera i hemvården är en logistisk utmaning, som vi löser varje dag med stor flexibilitet. Kundernas behov ska tillgodoses på överenskomna tider av medarbetare med rätt kompetens och delegering för uppgiften och det hela ska ske på ett så effektivt sätt som möjligt, utan för långa sträckor att ta sig eller för lång tom tid mellan besöken, och förstås också med så bra scheman som möjligt för medarbetarna. Eftersom morgonbestyr, lunch och kvällsbestyr infaller ungefär samma tider för de flesta människor är det många som behöver stöd ungefär samtidigt. Behoven ändras från dag till dag: det kommer nya kunder, någon har rest bort, någon behövde komma till sjukhuset. Vid sjukfrånvaro behöver man snabbt planera om och antingen lösa behovet med ordinarie personal eller ta in korttidsvikarier.
Genomgång och förbättring av planeringsprocessen
Allt ovanstående löser vi varje dag, men vi behöver se över så att vi gör det så smart som möjligt. Under hösten går vi därför igenom planeringsprocessen ordentligt. Vi börjar med en översikt över hur den ser ut idag och fortsätter med hur vi vill att det ska fungera och hur vi ser till att det blir så.
Pilot på Gustavsviks Hemvård
Mycket av arbetet vi gör är långsiktigt, men för att även åstadkomma en tydlig effekt på kort sikt genomförs från och med november 2019 en pilot på en av våra enheter Gustaviks Hemvård. Piloten fokuserar framförallt på att planera och schemalägga så klokt som möjligt utifrån kunden och dennes beslut, arbetsmiljö och ekonomi. För att komma snabbt framåt fokuserar vi konsult- och ekonomresurser på Gustavsvik för att arbeta med det här tillsammans med enhetschef, driftplanerare och verksamhetsstödjare.