Meny

Leveranser av pappershandlingar

Stadsarkivet tar emot och förvarar den information som ska bevaras för all framtid. Innan arkivhandlingar överlämnas till stadsarkivet behöver vissa förberedelser göras. Kontakta alltid stadsarkivet innan du skickar en leverans till oss.

Handlingarna kan levereras tidigast fem år efter att de färdigställts och avslutats i verksamheten. Stadsarkivet tar inte emot handlingar som ska gallras. Verksamheterna ska själva sköta gallringen, titta i KA och kontakta stadsarkivet vid frågor. Läs mer om gallring.

När stadsarkivet tar emot de avslutade handlingarna övertar vi vården och ansvaret för handlingarna samt utlämnande av allmän handling. Levererar ni handlingar där det råder sekretess, så följer de reglerna med till stadsarkivet så länge sekretessen gäller. Protokoll från nämnder, styrelser och stämmor ska skickas till bokbinderi för inbindning innan de levereras till stadsarkivet. Läs instruktioner om inbindning här.

Gör så här inför leverans

Rensa

Plastfickor, gem, post-it-lappar och gummisnoddar.

Rensa bort plastfickor, gem, gummiband, post-it-lappar och dubbletter från arkivhandlingarna. I möjligaste mån ska även häftklamrar undvikas.

Plastfickor kan skada pappret, texten fastnar i plasten. Gem och häftklamrar kan ge rostfläckar på handlingarna. Gummisnoddar torkar och mister sin funktion. Post-it-lappar ska inte arkiveras.

Aktomslag

Lägg handlingarna i ett aktomslag, för att skydda och hålla dem lätt åtskilda. Skriv för hand eller använd kopieringsmallar.

Aktomslag, en med handskriven text och en med maskinskriven text. På båda omslagen står: "Örebro kommun, Exempelnämnden, Personalakter, Namn".

På omslaget skriver du med arkivbeständigt bläck i övre högra hörnet:

  • ÖREBRO KOMMUN
  • Arkivbildare (nämnd, styrelse, vilken skola, bolag eller verksamhet som upprättat handlingen)
  • Handlingstyp (vilken sorts handlingar det är, t.ex. protokoll, diariehandlingar, personalakter, betyg, personakter, elevakter eller dylikt. Handlingstypen motsvarar serierubriken i den färdiga arkivförteckningen. Alla handlingstyper står med i KA.)
  • Specificering av innehållet t.ex. januari–maj, ärendenummer, klass, personnummer (alltid enligt ÅÅÅÅMMDD-XXXX), namn (alltid enligt: Efternamn, Förnamn) osv.
  • Årsomfattning eller år då handlingarna avslutades (t.ex. 2011–2013, skriv alltid år med fyra siffor!)

OBS! Texta tydligt. Tänk på att man om flera hundra år ska kunna läsa vad du skrivit.

Hör av dig till stadsarkivet om du istället vill ha kopieringsmallar till dina aktomslag. Du kan då kopiera aktomslagen med rätt text utan att skriva för hand. 

Arkivbeständigt material

Pennor med arkivbeständigt bläck är märkta ”Svenskt arkiv”. Staples Advantage säljer godkända arkivkartonger under namnet "Arkivkartong Svensk Standard" 55 mm eller 80 mm. Artikelnummer 6205108 och 6205116. De säljer också godkända aktomslag under namnet "Mapp aktomslag", artikelnummer 840690.

OBS! Vård- och omsorgsförvaltningen köper aktomslag genom sin arkivassistent, direktnummer 1054.

Sortera

Sortera de fyllda och påskrivna aktomslagen i lämplig ordning – exempelvis alfabetisk ordning, nummerordning, datumföljd, efter diarienummer eller ärendebeteckning. Vad som passar bäst beror på vilken slags handling det är. Är du osäker, hör av dig till stadsarkivet!

Arkivkartonger

Såhär viks arkivkartongen:

Ingen tejp eller snören kring kartongerna.

Öppen brun kartong. Akter ligger i.

Lägg handlingarna i arkivkartonger. Inte för mycket i varje kartong – då går kartongerna sönder. Inte för lite i varje kartong – då arkiverar vi luft. Lämna ca 5 mm luft i kartongerna. Se till att handlingarna läggs in på rätt sätt.

Det finns två storlekar på godkända arkivkartonger: 5,5 cm eller 8 cm ryggbredd.

Två bruna kartonger, med blyertsskriven text: Exempelnämnden, Personalakter, Födda

OBS! Skriv med blyerts på utsidan av kartongen!  Skriv en sammanfattning av vad kartongen innehåller på ryggen på varje kartong. Arkivbildare, handlingstyp, specificering, år. Informationen gäller hela kartongens innehåll. Stadsarkivet skriver sedan enhetliga etiketter. Bläck och tusch som sticker fram under etiketten är inte snyggt.

Arkivkartonger i hyllor.

Färdiga, etiketterade arkivkartonger i vår depå.

Kontakta Stadsarkivet

Kontakta oss innan du sänder leveransen (det räcker med ett telefonsamtal). Då kan vi ta emot den på bästa sätt.

Leveranskvitto

Fyll i leveranskvittot direkt på datorn. Skriv ut ett exemplar som du skickar med leveransen och maila oss ett exemplar som du sedan får tillbaka som bevis på att vi mottagit leveransen.

Var noga med att fylla i ditt namn och e-postadress. 

Är arkivkartongerna skadade eller påskrivna med något annat än blyerts som stadsarkivet inte kan sudda bort, kommer ni debiteras för nya arkivkartonger.

Om leveranserna är grovt felaktiga och inte följer ovanstående instruktioner, kommer  stadsarkivet sända tillbaka leveransen till er för att åtgärdas.

Är ni osäkra på hur leveranserna ska se ut, tveka inte att kontakta stadsarkivet - innan det blir fel!

Senast uppdaterad: 20 mars 2017

Publicerad: 15 juli 2016

Hade du nytta av innehållet på den här sidan?

Translate

Use Google to translate the web site. We take no responsibility for the accuracy of the translation.

Örebro municipality in other languages

Close

Kontakta Örebro stadsarkiv

Kontakta Örebro kommun

Telefon: 019-21 10 00 

Öppettider: Vardagar kl. 7-17

Besöksadress: Drottninggatan 5

Öppettider: Vardagar kl.10-17

E-post till servicecenter

servicecenter@orebro.se