Meny

Generella arkiveringskrav vid upphandling och arkivering av system eller annat IT-stöd

Växeltelefonister på telefonstation, 1908

Det är viktigt att ställa krav på fungerande arkiveringsrutiner redan när ett system upphandlas eller utvecklas. Information i systemet måste kunna arkiveras. Om det beaktas redan i upphandlingsskedet, så sparar verksamheten både tid och pengar.

Kontakta alltid Stadsarkivet vid systemupphandling, då vi bland annat behöver göra en bedömning om informationen i systemet ska bevaras eller gallras (d.v.s. raderas).

Arkivmodul eller historikfunktion

I vissa programvaror ingår arkivering eller historik som funktion. Man kan tro att den digitala arkiveringen är löst med detta men tyvärr är det inte säkert att sådana "arbetsarkiv" kan användas för att bevara digital information, eftersom informationen kan vara systemberoende och i format som inte är godkända för arkivering. Inte heller "back-uper" kan fungera som digitala arkiv, eftersom de är beroende av viss programvara för att kunna läsas. För digitalt bevarande krävs att informationen tas ur sin ursprungliga miljö och att arkivfilen lagras i något av de format som föreslås i detta dokument. Det ska gå att utföra på ett enkelt sätt så att vi inte riskerar att bli leverantörsberoende.

Databaser och register

De databaser och register som ska bevaras ska gå att exportera till något av följande format:

  • teckenseparerade textfiler (ASCII)
  • textfiler strukturerade med XML (Extensible Markup Language)

Teckenseparerade textfiler (ASCII)

Notera att

  • fältavskiljare ska vara det s.k. "pipe-tecknet", "|"
  • citattecken ska användas runt fälten ("..."), eftersom det minskar risken för att fältavskiljaren blandas samman med motsvarande tecken i databasen

XML

I de fall XML används så bör XML-filen/filerna struktureras utifrån vilka behov som finns av att hitta information. En individ eller ett objekt kan utgöra en fil, där filen identifieras t.ex. genom personnummer eller fastighetsnummer. Detta sätt är lämpligt om det finns ett enhetligt objekt att samla uppgifterna i databasen kring, eller speciella bearbetningar som efterfrågas.

För mer komplext uppbyggda databaser är XML att rekommendera. Är det frågan om enkla register kan teckenseparerade textfiler istället vara en bra lösning, lämpligen en textfil per tabell.

Teckenkodning

Det exporterade formatet ska använda teckentabell:

  • 8 bitars ASCII, Western Latin-1 (ISO 8859-1)

Kontorsdokument

Dokument som är skapade i kontorsformat (exempelvis .doc, .ppt) kan inte bevaras i sitt ursprungliga format, eftersom formatet är leverantörsberoende. De ska istället konverteras till:

  • PDF/A-1 (ISO 19005-1:2005)
  • PDF/A-2 (ISO 19005-2:2011) (i första hand)

Skannade handlingar

Handlingar ska skannas till något av följande format:

  • PDF/A-1, ISO 19005-1:2005 (i första hand)
  • PDF/A-2, ISO 19005-2:2011 (i första hand)
  • TIFF 6.0 grupp 4, för svart-vitt eller TIFF 6.0 LZW för handlingar i färg (i andra hand)

Digitala bilder

Digitala bilder ska gå att exportera till något av följande format:

  • JPEG, ISO 10918-1 (för fotografier tagna med digital kamera)
  • TIFF 6.0 UNC (okomprimerade bilder)
  • TIFF 6.0 LZW (komprimerade bilder)

Digitala kartor och ritningar

Digitala kartor och ritningar ska kunna exporteras till något av följande
format:

  • TIFF 6.0 grupp 4 (för svart-vitt)
  • TIFF 6.0 LZW (för färg)
  • PDF/A-1 (ISO 19005-1:2005)
  • PDF/A-2 (ISO 19005-2:2011)

Namnsättning av filer

  • undvik åäöÅÄÖ
  • ersätt mellanslag och punkt med understreck "_"
  • undvik specialtecken (som !:"#%&/( )=)

Gallringsfunktion

Vissa verksamhetssystem hanterar information där det finns lagstyrda krav på att man måste radera stora delar av informationen efter viss tid (gallra). Detta gäller verksamhet som lyder under socialtjänstlagen.

För att kunna utföra detta måste en gallringsfunktion finnas i systemet, eftersom en manuell gallring är oerhört tidskrävande. Även andra verksamheter kan behöva gallra i sitt verksamhetssystem och därför bör funktioner som att kunna styra, planera och genomföra gallring finnas i verksamhetssystemet. Ett vanligt förfarande är att man gallrar systemet i sin helhet en viss tid efter att det slutat användas och efter att godkänt arkiveringsuttag levererats till stadsarkivet.

Systemdokumentation

Kommunen ska ha full tillgång till aktuell systemdokumentation. Utan rätt dokumentation blir den digitala informationen snabbt obegriplig.

Följande systemdokumentation är viktig ur arkiveringsperspektiv

Typ

Bör- eller skallkrav

Beskrivning

Relationsbeskrivning eller datamodell

Skall

En beskrivning eller modell där relationerna mellan tabellerna finns beskrivna eller uppritade.

Tabellbeskrivning

Skall

Innehållande tabellnamn och tabellbeskrivning (beskrivning av informationsinnehåll i tabellen).

Fältbeskrivning

Skall

Innehållande fältnamn, fältbeskrivning (beskrivning av informationsinnehåll i fältet), datatyp och fältlängd.

Kodförklaring

Skall

Lista över koder och förklarande klartext (om koderna inte finns i klartext i systemet).

Användarhandbok/manual

Bör

 

Systemöversikt eller systemskiss

Bör

Beskrivning av systemet och dess moduler.

Rutinbeskrivning

Bör

Regelbundna och enstaka bearbetningar. Regler för automatiska beräkningar. Vilken historik finns i systemet och vilka ändringar lagras inte i historiken?

Ändringsbeskrivning

Bör

När har nya funktioner tillkommit och gamla tagits bort? När tillkom nya tabeller och fält? När togs tabeller och fält bort? När tillkom nya grupper av användare? Informationsförluster? Förändringar av koder och andra styrande parametrar.

Tillägg för arkiveringsuttag i XML-format

Vid XML-uttag ska även tillhörande DTD eller XSD (XML-schema) samt XSL-T (stylesheet) levereras. För arkiveringsuttag i XML-format är det lämpligt att fältbeskrivningen ingår i DTD eller XSD.

Typ

Bör- eller skallkrav

Beskrivning

DTD (Document Type Definition) eller XSD (XML-schema)

Skall

DTD visar hur XML-filen får struktureras. Presentera gärna DTD:ns struktur grafiskt. Tänk på följande: *Märkorden i en DTD får inte innehålla några koder eller förkortningar, utan ska presenteras i klartext på svenska. *DTD bör ingå internt i varje XML-fil eller bifogas i en separat fil. I sådana fall måste en hänvisning anges i det kokument som DTD:n tillhör. *DTD ska följa grundläggande regler för XML (well formed/välutformad). *DTD kan behöva kompletteras med ytterligare förklaringar till elementen. Som alternativ till DTD kan XSD användas.

XSL-T (stylesheet)

Skall

XML-filer ska följas av ett XSL-T (stylesheet) för presentation. Dens ska visa alla element som ingår i leveransen. Om en fördefinierad informationsbearbetning (t.ex. en patientjournal) inte innehåller samtliga tillåtna uppgifter ska XSL-T:n visa en rubrik och ett tomt fält. Det ska med andra ord synas på skärmen/i rapporten att ett fält är tomt. Komplettera dokumentationen med en förklaring om det är nödvändigt med ytterligare information om varför ett fält är tomt.

Arkiveringskraven bygger på Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav för elektroniska handlingar, RA-FS 2009:1 och RA-FS 2009:2.

Senast uppdaterad: 22 maj 2017

Publicerad: 15 juli 2016

Hade du nytta av innehållet på den här sidan?

Translate

Use Google to translate the web site. We take no responsibility for the accuracy of the translation.

Örebro municipality in other languages

Close

Kontakta Örebro stadsarkiv

Kontakta Örebro kommun

Telefon: 019-21 10 00 

Öppettider: Vardagar kl. 7-17

Besöksadress: Drottninggatan 5

Öppettider: Vardagar kl.10-17

E-post till servicecenter

 servicecenter@orebro.se