Meny

Arkivering av digital information

Information som ska bevaras måste gå att läsa och vara tillgänglig för framtida användare. Det är inte så svårt att uppnå när det gäller pappershandlingar, men vid arkivering av digital information ställs helt andra krav.

Här följer en sammanfattning av det viktigaste som rör digital arkivering. Läs mer i Riktlinjer för digital arkivering i Örebro kommun som du hittar längst ner på sidan.

Att tänka på vid upphandling av nytt verksamhetssystem

Kontakta alltid Stadsarkivet vid upphandling av nytt verksamhetssystem. Vi hjälper er bevaka att kraven för arkivering tillgodoses. Tas inte hänsyn till dessa krav redan vid upphandlingen, innebär det ofta stora kostnader för verksamheten i ett senare skede. Läs om arkiveringskrav vid upphandling av system eller annat IT-stöd.

Arkivering av information från verksamhetssystem

Ta först ta reda på om informationen i verksamhetssystemet ska bevaras eller gallras (d.v.s. raderas). Svaret finns i den kommungemensamma arkiveringsplanen (KA). Kontakta Stadsarkivet om din verksamhet har ett verksamhetssystem eller annat IT-stöd som inte finns med i KA. Detta gäller oavsett innehåll och omfattning.

Om informationen ska bevaras, observera då att det endast gäller att arkivera informationen och inte hela systemet med funktion och användargränssnitt. Vanligast är att informationen arkiveras när verksamhetssystemet ska tas ur drift. Informationen ska då exporteras till ett godkänt filformat för arkivering (till exempel ASCII, XML). Man gör ett så kallat arkiveringsuttag till standardformat. Om detta inte görs och informationen endast finns kvar i systemet, är risken stor att den inte är tillgänglig efter att systemet tagits ur drift.

Ur vissa verksamhetssystem måste arkiveringsuttag göras när de fortfarande är i drift. Det kan exempelvis bero på lagkrav eller att mycket av informationen byts ut från år till år. Ett annat skäl kan vara en större organisationsförändring som påverkar informationsinnehållet.

Ni ska kontakta stadsarkivet när det börjar bli dags att arkivera information i ert verksamhetssystem.

Systemdokumentation

Om informationen i systemet ska arkiveras, måste den gå att återsöka och återanvända. Allmänhetens rätt till insyn ska garanteras. Dessutom har verksamheterna själva ofta behov av att kunna söka äldre information. I ett längre perspektiv bevaras informationen för att svara mot forskningens informationsbehov.

För att i efterhand kunna förstå och sätta in informationen i sitt sammanhang, behöver verksamhetssystemet dokumenteras genom en systeminventering.

Vid systeminventeringen träffas representanter för verksamheten och stadsarkivet. Verksamheten ska leverera följande systemdokumentation:

  • databeskrivningar (t. ex. datamodell, tabell- och fältbeskrivningar, kodlistor)
  • ändringsbeskrivning
  • rutinbeskrivningar (t. ex. användarhandböcker/-manualer)
  • skärmbilder.

När arkiveringsuttag slutligen görs, ska ovanstående systemdokumentation levereras i uppdaterad form.

Arkivering av digitala dokument

Vissa digitala dokument som finns sparade i egna eller gemensamma kataloger ska arkiveras och levereras i digital form, till exempel protokoll och minnesanteckningar av protokollstyp. Kontakta Stadsarkivets expedition 019-21 10 75 för mer information om detta.

Arkivering av digitala bilder

Vissa digitala bilder ska arkiveras och levereras. Kontakta Stadsarkivets expedition 019-21 10 75 för mer information om detta.

Ansvar för information efter arkivering

Förutsatt att arkiveringsuttag gjorts och godkänts, tar Stadsarkivet över ansvaret för information som är äldre än fem år.

Verksamheten är ansvarig för sin information i fem år efter att sista anteckning gjorts i ärendet/systemet. Under dessa fem år har verksamheten ansvaret för förfrågningar om informationen, även om arkiveringsuttag är utfört.

Gallring av digital information

Observera att gallringen inte är kopplad till att själva handlingen förstörs, utan gäller även om vissa uppgifter i handlingen förstörs/raderas. Detta är viktigt att tänka på när allt fler uppgifter digitaliseras.
 
Gallring kan också vara att föra över information till ett annat medium om detta innebär:

  • förlust av information
  • förlust av möjliga informationssammanställningar
  • förlust av sökmöjligheter
  • förlust av möjligheten att fastställa uppgifternas autenticitet – äkthet.

Som exempel på detta kan nämnas att digitala uppgifter skrivs ut på papper, samtidigt som de digitala uppgifterna gallras. Därigenom kan man inte längre göra de sammanställningar och sökningar på olika variabler som var möjliga i det digitala systemet. Dessutom kan man inte fastställa äktheten av underskriften som fanns på pappret om uppgifterna läggs in digitalt genom scanning.
 
Innan gallring av digital information får ske ska bevarandeuttag ha gjorts och uttagen ska ha kontrollerats och godkänts.


Senast uppdaterad: 22 maj 2017

Publicerad: 15 juli 2016

Hade du nytta av innehållet på den här sidan?

Translate

Use Google to translate the web site. We take no responsibility for the accuracy of the translation.

Örebro municipality in other languages

Close

Kontakta Örebro stadsarkiv

Kontakta Örebro kommun

Telefon: 019-21 10 00 

Öppettider: Vardagar kl. 7-17

Besöksadress: Drottninggatan 5

Öppettider: Vardagar kl.10-17

E-post till servicecenter

servicecenter@orebro.se