På orebro.se använder vi cookies för att webbplatsen ska fungera på ett bra sätt för dig. Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies.

Vad är cookies? Jag förstår

Meny

Fakturor

Som leverantör till Örebro kommun kan du effektivisera både din egen och kommunens fakturahanteringsprocess genom att skicka elektroniska fakturor till oss. Vi tar emot elektroniska sve-, fulltext- och abonnemangsfakturor.

Vid nya upphandlingar begär kommunen elektronisk fakturering enligt SFTI-standarden för Svefaktura eller fulltextfaktura/EDI-faktura. Avtalsleverantörer som vill leverera varor till kommunen bör arbeta med elektronisk handel i hela inköpsprocessen, från beställning till faktura. Då avtalet avser tjänster bör leverantören skicka elektroniska fakturor.

Det här ska fakturan innehålla
  • Referenskod som består av 3 till 10 tecken utan mellanslag, se mer information nedan.
  • Faktura- och leveransdatum (när varorna såldes eller tjänsterna utfördes), faktura- eller OCR-nummer
  • I klartext vad fakturan avser, antal och à-pris per artikelrad, brutto- samt beskattningsunderlag för varje skattesats eller undantag, enhetspriset exklusive moms samt en eventuell prisnedsättning eller rabatt som inte ingår i enhetspriset (om det inte är momsfri försäljning)
  • Leverantörens juridiska namn, adress, plus- eller bankgiro samt organisations-, momsregistrerings- eller VAT-nummer, uppgift om utföraren innehar F-skattsedel, samt kontaktperson och kontaktuppgifter
  • Köparens juridiska namn, förvaltning, avdelning/enhet, adress
  • Köparens leveransadress med uppgift om enhet och gatuadress samt beställarens namn
  • Har varorna hämtats ska detta framgå, samt namn på den som hämtat ut varorna
  • Eventuella bilagor till fakturan ska skickas med i pdf-format

Referenskod

Ska innehålla 3–10 tecken utan mellanslag. Första tecknet ska vara en bokstav. Andra tecknet ska vara en siffra. Alla bokstäver ska vara versaler. Endast en referenskod per faktura får förekomma. Referenskoden ska anges av kommunens beställare vid köptillfället. I de fall referenskod saknas finns det en referenskod per förvaltning som kan anges.

Kommunen har en kontroll av att korrekt referenskod anges på fakturan, annars tas fakturan inte emot. Örebro kommun hjälper gärna till och uppdaterar kundregister med referenskoder.

Mer information

Läs mer om vad en faktura ska innehålla på skatteverket.se.

Faktureringsadress

Kommunen har olika faktureringsadresser beroende på typ av faktura. Se faktureringsadresser och referenskoder i dokumenten Faktureringsadresser för svefakturor (pdf, 76.4 kB) och Faktureringsadresser för pappersfakturor (pdf, 78.5 kB). När det framgår på rekvisitioner etc. att fakturan ska skickas till Box 30100 gäller det endast när man skickar pappersfaktura.

Andra försändelser (reklam, orderbekräftelser, biljetter och varor mot postförskott) ska adresseras direkt till mottagaren.

Undantag för fakturor med känsligt innehåll

Fakturor som innehåller känslig information om enskilda personer ska inte skickas som Svefaktura till Örebro kommun. I dessa fall finns det olika regler beroende på vad fakturan avser. Kontakta kommunen innan första fakturan skickas.

Fakturor till Socialförvaltningen från behandlingshem, institutioner, familjehem eller liknande ska alltid skickas till: Örebro kommun, Socialkontoret, Box 34110, 701 35 Örebro.

Registrera faktura via webb

För att kunna registrera en faktura via www.inexchange.se krävs ett konto (inloggning), en anslutning till Örebro kommun och att du anger en korrekt referenskod i fältet Ert referensnr. Ytterligare referens, t.ex. namn på person anges i fältet Er referens och order-/rekvisitionsnummer i fältet Ert ordernr. Örebro kommuns identitet är antingen VATnummer SE212000196701 eller GLNKOD 7300009009558.

På Svefakturor som skickas via fil från ditt faktureringssystem till oss, anges korrekt referenskod för xml-formatet i fältet RequisitionistDocumentReference och order-/rekvisitionsnummer via fältet OrderReference.

Mer information om olika typer av fakturor hittar du nedan under rubriken "Olika typer av fakturor".

Försenad betalning

Om köparen inte betalar faktura i rätt tid medges att avgifter och dröjsmålsränta utgår enligt inkasso- och räntelagens bestämmelser (SFS 1981:739 och 1975:635). Framställan avseende ersättning för försent betald faktura bör lämnas till köparen senast 30 dagar efter erlagd betalning genom separat faktura. Av framställan ska hänvisning till försenad faktura och referenskod framgå. Krav på ersättning för sen betalning får ej påföras efterföljande faktura.

Eventuella påminnelser och krav kan mejlas till fakturacentralen@orebro.se för manuell hantering, bifoga gärna en fakturakopia med referenskod.

Återbetalning leverantörsfaktura

Ska du betala tillbaka pengar till Örebro kommun på grund av att kommunen gjort en felaktig utbetalning, eller göra en återbetalning av en outnyttjad kredit ska dessa pengar betalas tillbaka till Bankgiro 5912-3299.

Godkänd för F-skatt eller ej

När Örebro kommun köper en tjänst är det viktigt att känna till hur kommunen kommer att administrera betalningen. Betalningen kommer att administreras på olika sätt beroende på om leverantören är godkänd för F-skatt eller inte, anledningen till att hanteringen skiljer sig är Skatteverkets regler.

Om leverantören är godkänd för F-skatt kommer betalningen att ske motsvarande den faktura som leverantören skickar till Örebro kommun. Beroende på om leverantören är momspliktig eller inte ska fakturan vara med eller utan moms.

Om leverantören inte är godkänd för F-skatt, vid avtalstillfället eller utbetalningstillfället, kommer betalningen att reduceras med belopp motsvarande skatt på 30 procent. Ska betalning göras till en fysisk person kommer beloppet även att reduceras med eventuella sociala avgifter. Det belopp som reducerats kommer att betalas in till Skatteverket av Örebro kommun som uppbördsman.

Om leverantören är en allmännyttig ideell förening, som inte är godkänd för F-skatt men har ett intyg från Skatteverket att de är skattebefriade, kommer betalningen ske motsvarande den faktura som leverantören skickar till Örebro kommun. Detta under förutsättning att en kopia av ett giltigt intyg är bifogat med fakturan.

För mer information om F-skatt, momspliktig verksamhet och skattebefrielse ta kontakt med Skatteverket.

Information till leverantör - e-rekvisition

Örebro kommun inför e-rekvisition. E-rekvisitionen är utställd via kommunens ekonomisystem och ger kommunen ökad kontroll över rekvisitioner och inköp. Klicka på nedanstående länk för mer information om till exempel fakturering.

Information till leverantörer – e-rekvisition (pdf, 236 kB)

Olika typer av fakturor

Svefakturor

Många affärssystem har idag möjlighet att skicka elektroniska fakturor i Svefaktura-format. Örebro kommun kan ta emot elektroniska fakturor i det så kallade Svefaktura-formatet. Det är en standard som tagits fram av Sveriges kommuner och landsting (SKL) och som staten också använder som standard för elektroniska fakturor. Har ni inte funktionalitet för att skicka direkt från ert system finns det ett antal olika lösningar på marknaden som hanterar detta på ett enkelt och smidigt sätt. Kontakta gärna någon av våra samarbetspartners, InExchange eller Pagero för mer information.

Skickar ni redan Svefakturor till andra kunder, kontakta er befintliga samarbetspartner för Svefakturor för att lägga till Örebro kommun via InExchange.

Om ni inte har möjligheten att skicka e-faktura via ert affärssystem och inte vill investera i någon lösning erbjuder vi en tjänst där ni manuellt kan registrera upp till 100 fakturor om året helt kostnadsfritt.

Örebro kommuns identitet vid Svefaktura: SE212000196701

Fakturan skickas från ditt faktureringssystem till oss

Intresserade leverantörer till kommunen kan kontakta våra samarbetspartners.

Fakturan registreras direkt via internet

Via Länk till fakturaregistrering kommer du till en inloggningssida. Första gången måste du skapa ett konto. Du registrerar dig via länken "Anmäl dig här" på sidan. Tjänsten är helt kostnadsfri upp till 100 fakturor per år. En handledning för fakturaregistrering finns att ladda hem när du fått din inloggning. Fakturan registreras sedan i ett formulär där du fyller i fakturauppgifterna till kommunen. För att kunna registrera en faktura krävs att du anger en korrekt referenskod i fältet "Ert referens nr", som styr att fakturan hamnar hos rätt beställare.

Dokument

Regler för Svefaktura till Örebro kommun. (pdf, 69.5 kB)

Faktureringsadresser för Svefakturor. (pdf, 76.4 kB)

Fulltextfakturor (EDI)

Fulltextfakturor (EDI) används som komplement för större leverantörer till kommunen som i huvudsak redan är anslutna till kommunens e-handelssystem. Fulltextfakturor ska skickas enligt SFTI-standard. Läs mer om Fulltextfakturor hos SFTI.

Här hittar du Örebro kommuns faktura EAN/GLN mottagare per förvaltning. (pdf, 87 kB)

Identitet vid fulltext-/EDI-faktura: 7300009009558

VAN-tjänsteleverantör: CGI

Intresserade leverantörer till kommunen kan kontakta oss för mer information.

Dokument

Faktureringsadresser för fulltextfakturor. (pdf, 87 kB)

Periodiska fakturor

Örebro kommun kan ta emot periodiska fakturor gällande handel med produkter eller tjänster som baseras på uppmätt förbrukning. Det kan till exempel röra sig om el, vatten eller telefonitjänster.

Kommunen kan även ta emot orderlösa fakturor gällande hyror, prenumerationer och liknande kontraktsformer. Ingen order utförs, utan artikeln, objektet eller tjänsten faktureras enligt avtal.

Fakturorna kan skickas både som Svefaktura eller som fulltext-/EDI-faktura. Det som är unikt för fakturorna är att de måste märkas med ett objekt-/avtalsnummer som är unikt vid varje fakturering.

Intresserade leverantörer till kommunen kan kontakta oss på telefon 019-21 10 00 eller fakturacentralen@orebro.se

Pappersfakturor

I och med övergången till elektroniska fakturor hoppas kommunen minska sin miljöpåverkan. Örebro kommun skannar tillsvidare inkommande pappersfakturor via samarbetspartnern CGI i Malmö.

Faktureringsadress för pappersfakturor

Örebro kommun
”Förvaltning”
Box 30100
701 35 Örebro

Det är viktigt att fakturor ställs till Örebro kommun, som är vårt juridiska namn, men även att det tydligt framgår vilken förvaltning eller verksamhet fakturan avser. Om utrymmet inte räcker till i faktureringsadressen, kan detta anges i leveransadressen. Adressen gäller endast leverantörsfakturor och tillhörande specifikationer. Andra försändelser (reklam, orderbekräftelser, biljetter och varor mot postförskott) ska adresseras direkt till mottagaren. Skicka faktura i ett exemplar, inga fakturakopior. Kommunens leveransadresser är fortsatt oförändrade.

Örebro kommuns regler för pappersfakturor. (pdf, 133.6 kB)

Eventuella påminnelser och krav kan mejlas till fakturacentralen@orebro.se för manuell hantering, bifoga gärna en fakturakopia.

Fakturor som PDF via e-post

För leverantörer som inte har möjlighet att skicka elektroniska fakturor (svefakturor eller fulltextfakturor) samt skickar mindre än 12 fakturor per år, finns möjlighet att mejla fakturor i PDF-format till oss. Kontakta oss för mer information.

Referenskod

Det är obligatoriskt att på fakturan ange en referenskod på 3-10 tecken. Koden ska uppges av kommunens beställare vid köptillfället. Även beställarens namn, rekvisitions- eller beställningsnummer ska anges på fakturan, men i annat fält. Endast en referenskod per faktura får förekomma, kommunen godtar inte samlingsfakturor.

Dokument

Regler för pappersfakturor till Örebro kommun. (pdf, 133.6 kB)

Faktureringsadresser för pappersfakturor. (pdf, 78.5 kB)

Effektivisera din fakturahantering med e-fakturor

Som leverantör till Örebro kommun kan du effektivisera både din egen och kommunens fakturahanteringsprocess genom att skicka elektroniska fakturor till oss. Förutom att spara på porto och brevpapper gör du även en insats för miljön. I samband med beställning av varor och tjänster uppmanas leverantörer att skicka fakturor i elektronisk form till kommunen.

Under 2015 uppgick antalet e-fakturor till drygt 70 procent av kommunens totala antal leverantörsfakturor. Målet är att nå 80 procent 2018. Antalet leverantörer som skickar e-fakturor till Örebro kommun är cirka 830.

Senast uppdaterad: 22 november 2017

Publicerad: 23 augusti 2016

Hade du nytta av innehållet på den här sidan?

Följ oss:

Kontakta $sitenamn

Kontakta Örebro kommun

Telefon: 019-21 10 00 

Öppettider: Måndag–fredag kl. 7–17

Besöksadress: Drottninggatan 5

Öppettider: Måndag–fredag kl.10–17

Teckenspråk: servicecenter@t-meeting.se