Teknikcollege – Smart industri

Bakgrund och Smart industri i östra mellansverige

Metoder för strategisk långsiktig kompetensförsörjning

Projekt "Smart Industri i Östra Mellansverige" syftar till att skapa metoder för kompetensbehovsinventering och strategisk långsiktig kompetensförsörjning.

Projektet har bestått av fem delprojekt som tillsammans kan bidra till bättre matchning mellan företags arbetskraftsbehov och utbildningsväsendets utbud samt breddad rekryteringsbas, ökad attraktivitet och förstärkt samverkan. En stark samverkan i dessa delprojekt har varit en styrka för att skapa synergieffekter, involvera så många relevanta aktörer som möjligt och att få ett brett lärande mellan de olika delprojekten.

Fem län har samverkat i detta projekt; Östergötland, Uppsala, Örebro, Sörmland och Västmanland. Varje län har utformat och genomfört sitt delprojekt utifrån sina behov och fördjupat sig i särskilt relevanta områden. Det har funnits ett kontinuerligt lärande mellan delprojekten.

Region Östergötland har varit projektägare och delprojektägare var Industrikompetens (Östergötland), Mälardalen Industrial Technology Center (Sörmland), Teknikcollege Örebro Län/Örebro kommun (Örebro), Jobba i Västerås (Västmanland) samt STUNS (Uppsala). I varje län har olika företag, utbildningsanordnare och andra aktörer kopplats till projektet.

Vill du läsa mer om projektet?

Du hittar samtliga slutrapporter på Region Östergötlands webbsida: https://www.regionostergotland.se/smartindustrioms

Projektet finansieras av ESF

Svenska ESF-rådet är en statlig myndighet under Arbetsmarknadsdepartementet med uppgift att förvalta Europeiska socialfonden, Europeiska integrationsfonden och Fonden för dem som har det sämst ställt (Fead) i Sverige. Europeiska socialfonden är EU:s viktigaste verktyg för att skapa fler och bättre jobb i Europa. I Sverige stöder Socialfonden projekt som främjar kompetensutveckling och motverkar utanförskap. Läs mer: https://www.esf.se

- Örebro

Kompetensinventering med fördjupning i tydligare rollbeskrivningar

Kompetensförsörjning är en utmaning för industrin och för arbetsgivare finns utmaningar i att tydligt presentera vilken slags kompetens framtidens medarbetare behöver. Många företag lever med korta planeringsperspektiv. Därför behöver insatser göras för att få arbetsgivare att lyfta blicken. Det arbetet blir enklare med strukturer för yrkesroller i kombination med kompetensmål. Beskriver företagen tydligt vilken kompetens som efterfrågas skapas möjligheter att ta fram utbildningar som bättre matchar vad industribranschen efterfrågar. För utbildnings­anordnare är det avgörande att tidigt få signaler om vad de på lång sikt behöver investera i för att möta de förändringar som följer med de nya kompetenskraven. Att lyckas med denna ekvation kommer bli helt avgörande för hur svensk industri kommer att utvecklas i framtiden.

Fokus för Teknikcollege Örebro läns projekt var att tillsammans med industriföretagen ta fram en enkel arbetsmodell för hur arbetsgivare på ett strukturerat sätt kan arbeta med yrkesrollsbeskrivningar som en del av den strategiska kompetensförsörjningen. Modellen som tagits fram är generell och kan användas branschoberoende i arbetet med kompetensförsörjning. Delprojektet skapade en arbetsmodell för kompetenskartläggning, kallad ”kompetenshjulet” där företag steg för steg kan kicka sig igenom modellen för att säkerställa sitt arbete med yrkesrollsbeskrivningar.

Kompetenshjulsmodellen kommer att användas som ett verktyg för Teknikcollege Örebro län när man introducerar nya företag i Teknikcollege samt när man försöker öka beställarförmågorna gentemot utbildningsväsendet hos redan befintliga företag.

Fakta delprojekt Örebro

Projektägare: Teknikcollege Örebro Län/Örebro kommun

Genomförande: 13 företag och 18 anställda (13 kvinnor och 5 män) deltog i metodutvecklingen tillsammans med andra intressenter.

Läs mer: Läs mer om metoden på denna sida.

- Östergötland

Strategisk kompetensförsörjning och vidareutvecklad samverkan med utbildningsanordnare

Industrin i Östergötlands län står inför flera framtida utmaningar som ställer krav på rätt kompetens hos medarbetarna. Tuffare konkurrens, hårdare miljökrav, fokus på hållbarhet och krav på ökad innovationsförmåga är några exempel. I Östergötland är 17 % av arbetskraften direktavlönade inom industrin jämfört med 14 % i riket vilket gör att det finns ett fortsatt stort behov av utbildad arbetskraft samtidigt som tillgången minskar. Industrinära utbildningar har svårt att locka elever, särskilt tjejer, och kommunikationen mellan skola och näringsliv behöver utvecklas.

Detta delprojekt ska bidra till att lösa ovanstående utmaningar. Genom intervjuer, workshops, diskussioner och reflektioner har tre huvudsakliga utmaningar identifierats i de deltagande företagens kompetensprocess. Dessa är: omvärld, kompetensanalys och skola-näringsliv. Projektet har i samverkan med företag och utbildningsväsendet utformat en systematisk metod för strategisk kompetensförsörjning som passar olika storlekar på företag. Genom handledning i form av beskrivningar, exempel och mallar för de olika delprocesserna och momenten, guidas användarna genom metoden. Faktorer som jämställdhet, mångfald och icke-diskriminering är integrerade i metoden, för att bidra till ökad konkurrenskraft och ökad attraktivitet för industrin.

Utöver att förbättra det interna kompetensarbetet, så ska metoden ytterligare förbättra samverkan med omvärlden, framför allt med utbildningsanordnare, som är en viktig part i företagens kompetensförsörjning.

Fakta delprojekt Östergötland

Projektägare: Industrikompetens i Östergötland AB (Skill)

Genomförande: 7 företag och 21 anställda deltog i metodutvecklingen tillsammans med utbildningsanordnare och andra intressenter.

Läs mer: Läs mer om metoden på www.skill.se

- Sörmland

Långsiktiga kompetensbehov för att möta den snabba teknikutvecklingen

Den innovationsförmåga som medarbetarna och företagen inom industrin bär på är grunden för Sveriges välstånd. Digitaliseringen driver på industrins redan höga omställningstakt ytterligare, öppnar för nya affärsmodeller och gör andra överflödiga. Ett flertal analyser pekar på stora förändringar framöver, t.ex. att vartannat jobb automatiseras inom 20 år och att digitaliseringen kommer ta bort, inte bara de enklaste, utan också många kvalificerade arbetsuppgifter. En del jobb försvinner medan de som är kvar totalt förändrats samtidigt som nya typer av jobb kommer till.

I skenet av detta uppstår många frågor kring de statistiskt grundade arbetsmarknads­prognoser, som ofta ligger till grund för kompetens­produktion men som också används för att informera om var jobben finns i framtiden. De mest använda arbetsmarknadsprognoserna i Sverige ger nämligen en bild som mer återspeglar det historiska behovet utan hänsyn till framtida förändringar. Det finns alltså anledning att kartlägga teknikföretagens framtida kompetensbehov i skenet av teknikutvecklingen och hur detta sedan tas om hand av mottagarna, t.ex. utbildningssystemen och näringslivet.

Delprojekt Sörmland har för teknikföretagen gjort en kartläggning av utbildnings- och kompetensbehovet på 5-10 års sikt. Detta görs för att möta den snabba teknikutvecklingen genom att:

  • Uppdatera och komplettera tidigare kartläggningar.
  • Kartlägga nya behov. Identifiera nya arbetsområden (yrken) som kräver nya utbildningar och kompetenser.
  • Föreslå en första modell för hur information används till att få fram rätt utbildningar och kompetenser för framtiden och hur man kan stimulera intresse för dessa.

Projektet utgår från tidigare gjorda kartläggningar, analyser och utredningar. Genom kontakt med forskning och andra relevanta aktörer, inte minst företag inom näringslivet och utbildningsväsende har en bred enkätstudie genomförts. Kartläggningen ligger till grund för en framtidsanalys.

Fakta delprojekt Sörmland

Projektägare: Mälardalen Industrial Technology Center.

Genomförande: Kartläggningen vilar på ca 130 enkätsvar som har svarats av 1-5 personer var som resulterat i ca 600 individuella yrkes-bedömningar. De som har svarat på enkäten har gjort det från ett perspektiv att se på ca 173.000 medarbetare. Ytterligar data kommer från 3 st kompletterande kartläggningar samt 100 st djupintervjuer.

Läs mer: Digital rapport kommer att finnas på www.mitc.nu

- Uppsala

Kartläggning av kunskapsbehov för operatörer inom Lifes Science företag

Sveriges Life Science industri är starkt konkurrensutsatt. Produktionen sker på den plats som bäst stödjer företagets överordnade strategi. En avgörande faktor för att behålla Life Science industri i Sverige är tillgången till kompetens. Kompetent personal innebär att rekrytering sker baserad på relevant kunskap, oavsett om det är VD, säljare eller operatörer som ska rekryteras. Detta delprojekt har fokuserat på den stora efterfrågan som finns på operatörer inom Life Science industrin i Sverige.

Det finns en betydande efterfrågan på denna grupp, men det är sällan detta behov adresseras frilagt från andra kompetensbehov. Fler eftergymnasiala utbildningar kommer inte att lösa problemet då det är andra typer av kunskaper som efterfrågas än de som lärs ut i gymnasiet. För gruppen operatörer saknas helt enkelt en relevant grundutbildning som kopplar ihop de kompetenser industrin efterfrågar med en effektiv utbildningsinsats. Det saknas också ett gemensamt språk för att beskriva dessa kompetenser mellan arbetsgivare/arbetsförmedlare/ individer vilket gör att rekrytering blir beroende av annat än kompetensen inom relevanta områden hos en individ.

Delprojekt Uppsala har dragit slutsatsen att en kortare, fokuserad utbildning för operatörer inom Life Science skulle kunna lösa problemet med tillgången på relevant arbetskraft, och snabbt ge individer en hög anställningsbarhet som håller över tiden. Vi har tagit fram förutsättningarna för en sådan utbildning och utrett vilka möjligheter som finns att genomföra en lokal utbildning som kan fungera som inspiration för hela landet.

Målsättningen blev att dels ta fram en fiktiv ”kursplan” baserad på en förkommande arbetsuppgift och efterfrågad kunskap inom industrin, dels ett förslag på en möjlig utbildningsanordnare. Projektet har visat på en modell för att identifiera ett kompetensbehov som är tillämplig inom tillverkande industri. Delprojektet har tagit fram följande material:

En kartläggning av vilka arbetsuppgifter som förekommer inom industrin och vilka förutsättningar som råder för operatörer.
En sammanställning av innehåll och förutsättningar för en operatörsutbildning inom Life Science industrin
En genomgång av olika möjliga anordnare av operatörsutbildningar.

Fakta delprojekt Uppsala

Genomförande: 15 företag och 30 anställda (10 kvinnor och 20 män) deltog metodutvecklingen tillsammans med andra intressenter.

Läs mer: Läs mer om metoden på https://www.regionostergotland.se/smartindustrioms

- Västerås

Bussen - en metod för att få tjejer intresserade av teknik

Antalet tjejer inom teknikbranschen ökar, men är det fortfarande alldeles för få inom branschen. Andelen tjejer på teknikinriktade utbildningar är mycket lägre än vad det borde vara, samtidigt som teknikbranschen vill ha fler tjejer. Teknik är framtiden och tjejerna behövs.

Hur ska vi lyfta intresset för tekniska yrken bland tjejer? Jobba i Västerås tog sig an utmaningen och skapade ”Teknikbussen”. Syftet var att prova en alternativ metod till arbetslivsorientering för ungdomar av underrepresenterat kön riktat mot en bristbransch. Det sekundära (och långsiktiga) syftet med teknikbussen var att få fler tjejer intresserade av teknikbranschen för att möta de tekniska arbetsgivarnas kompetensbehov.

Ett tillägg till Teknikbussens projektmål som växte fram under projektets gång var arbetsgivarnas sätt att presentera och beskriva sin bransch och yrkesroll. Traditionellt när teknikföretag presenterar sig väljer man ofta att vända sig till redan teknikfrälsta ungdomar. Inte sällan skrämmer man bort ungdomar genom tråkiga powerpoint-presentationer. För att öka tjejernas intresse av teknikbranschen kan det vara avgörande hur deltagande arbetsgivare förhåller sig till tjejerna och vilken känsla de är med och skapar.

Projektet har i huvudsak handlat om att bygga relationer och skapa en förståelse för teknikbranschen genom möten och samtal med deltagande arbetsgivare, samt med den tänkta målgruppen, tjejer i årskurs 9 samt årskurs 2 på gymnasiet.

Teknikbussen är inte ett ”vanligt” studiebesök

Vi skippar powerpoints och ”tråkiga” ingenjörer, och ”preppar” arbetsgivarna med verktyg för att verkligen visa vad teknikbranschen innebär på riktigt. Vi lyfter fram kvinnliga förebilder. Vi fokuserar på helheten och pratar om hur de förändrar världen varje timme på jobbet. Och framförallt slår vi hål på alla fördomar som finns mot teknikbranschen. Vi tydliggör varför matematiken är viktig och vad man har den till.

Fakta delprojekt Västerås

Projektägare: Jobba i Västerås

Genomförande: 334 tjejer har deltagit. 30 arbetsgivare har tagit emot besök av Teknikbussen. 122 kvinnor och 42 män har deltagit som förebilder från arbetsgivare.

Läs mer: Mer information hittar du på www.jiv.se

Resultat av förstudien

Innan projektet genomfördes gjordes en förstudie bland industriföretag i Örebro län gällande hur de ser på kompetensförsörjningen

  • Företagen tror att det kommer bli svårare att hitta utbildad personal samt att man anger att man har svårt att förutse vilka kompetens som kommer bli nödvändiga i framtiden och kan därmed inte arbeta optimalt med strategisk kompetensförsörjning.
  • Företagen tror att man får förlita sig mer på att utbilda internt i framtiden.
  • Företag med HR avdelning arbetar oftare mer strategiskt med yrkesrollsinventeringar.
  • Majoriteten av företagen önskar fler kvinnor på kollektivsidan.
  • Flera av de deltagande företagen har inte färdiga yrkesrollsbeskrivningar vilket försämrar möjligheten till god beställarförmåga gentemot utbildningsväsendet och andra aktörer inom kompetensförsörjning.
  • Majoriteten av företag ansåg det viktigt att identifiera yrkesroller och kompetenser.
  • Flera företag anger att ett flertal mjuka kompetenser är lika för alla roller på företaget, ofta kopplat till företagets mål men att de inte alltid finns dokumenterade.

Kompetenshjulet - en modell för strategisk kompetensförsörjning

Mellan oktober 2016 och februari 2018 bedrev Teknikcollege Örebro län ett ESF projektet SMART industri tillsammans med fyra andra län i mellan Sverige. Projekten var inriktade på kompetensförsörjning inom industrin med olika angreppssätt på frågan. Teknikcollege är en del av Örebro kommuns strategiska arbete med kompetensförsörjning.

Fokus för Teknikcollege Örebro läns projekt var att tillsammans med industriföretagen ta fram en enkel arbetsmodell för hur arbetsgivare på ett strukturerat sätt kan arbeta med yrkesrollsbeskrivningar som en del av den strategiska kompetensförsörjningen. Modellen som tagits fram är generell och kan användas branschoberoende i arbetet med kompetensförsörjning.

Målet med ESF projektet var att öka företagens beställarkompetens gentemot utbildningsväsendet samt andra inblandade aktörer som ska leda till bättre och träffsäkrare dialog inom Teknikcolleges styrgrupper. ​

Arbetsmodell för kompetenskartläggning

Illustration Kompetenshjulet
Affärsmål och värdegrund

Affärsmål

För att kunna bli bästa möjliga beställare av kompetens måste man ha en bra grund att stå på. Grunden till företag är ofta affärsideér det vill säga hur företaget tillför värde samt vem kunden är. Affärsideér omvandlas sedan till affärsmål för att göra dem mätbara och lättare att styra verksamheten efter. Ett företag kan ha olika slags affärsmål och dessa kan vara kopplade till lönsamhet, marknad eller omsättning. Ska man till exempel öka volym per kund eller är målet att få fler kunder? Mål kan också vara leveranssäkerhet eller kanske lönsamhet. Viktig fråga att ställa i ledningsgruppen är -Vilken riktning har verksamheten den närmaste 3-5 års perioden?

Omvärldsbevakning för att kunna vara framåtsyftande och strategisk bör vara en central del av arbetet i en ledningsgrupp. Hur kan man översätta trender och forecasts till strategier för affären men även för kompetensen. Man bör fram nyckeltal, mätbara variabler för HR arbetet -Hur definieras framgång i verksamheten? Först då kan man se hur nuvarande kompetensförsörjning motsvarar affärsmålen, går de hand i hand? Kompetensidén och kompetensmålen behöver inte innebära nyrekryteringar för organisationen utan efter analys och inventering av existerande kompetens kan det även innebära att strategier behöver läggas av företaget för utveckling och utbildning av befintlig kompetens för att motsvara affärsidén.

Strategiska frågor att besvara

När företaget har affärsmålen på plats är det viktigt att kommunicera ut dessa i organisationen. Affärsmål behöver kommuniceras så att resan handlar om mer än att bara finnas på jobbet måndag till fredag. För att attrahera och behålla medarbetare så är det väldigt viktigt att kommunicera affärsmål och vägen dit – kontinuerligt och oavbrutet. En sak att fundera på internt är hur kan rapporter och data kan bli mer meningsfulla för de som tar emot informationen? Hur och var kommuniceras affärsmålen idag och vilka utrymmen skulle kunna utnyttjas i vardagen för att grunda affärsmålen? Hur kan företaget hjälpa den enskilda medarbetaren att se hur målen påverkar vardagen och hur man kan bidra till framgång?

En nyckel i stort är transparensen kring affärsmålen och återkoppling av status i företaget*. ”Om den enskilde inte förstår så kan de inte ta ansvar”

*Samuelsson, Joakim och Berqvist, Daniel. Nordic school of management. Seminarieserie för Teknikcollege Örebro 2017-08-13 www.nsm.se.

Värdegrund

I modellen ovan under kompetensidéns ”Hur?” det vill säga hur attraherar vi och motiverar vi medarbetarna? så bör värdegrunden finnas med. Värdegrunden beskriver hur företaget agerar i med eller motgång och visar vad man står för. Värdegrund kan användas som ett effektivt verktyg i arbetet med att stärka ett varumärke men det behöver ofta visualiseras av medarbetare för att göras levande och tydligt, här kan man till exempel ta hjälp av storytelling. Värdeorden bör också ligga till grund vid rekryteringsprocessen, vad letar företaget efter hos människor som ska anställas?

Företagen bör se/hantera värdeord/beteenden som konkurrensfördelar och en del av employer branding arbetet. De olika generationerna som just nu finns ute i arbetslivet värdesätter olika faktorer hos sina arbetsgivare. Samtidigt under den generationsväxlingen som pågår så funderar många arbetsgivare över hur man attraherar millenniegenerationen, det vill säga de som föddes tidigt 80tal till tidigt 00-tal. För attrahera en målgrupp måste arbetsgivaren ta reda på vad som triggar just den målgruppen. Kan man förvänta sig engagemang i den yngre generation som inte ”arbetar för sitt liv” på samma sätt som förr? Frågeställning som millenniegenerationen har till arbetsgivare är inte bara ”Kan jag få jobb” utan snarare ”Vad kan ni erbjuda mig”. Då behöver arbetsgivaren ha ett tydligt arbetsgivarerbjudande att presentera och här blir en levande värdegrund högst aktuell.

Hur kan man som företag aktivt arbeta med värdegrund?

Identifiera vilka konkreta beteenden/förhållningssätt man vill se i organisationen

Vill man till exempel att medarbetare är flexibla så måste man utveckla värdeorden till beteenden "På det här förtaget är vi flexibla och där gör vi si och därför agerar vi så". Det är mycket lättare för medarbetare att ta till sig värdeord som kopplas till konkreta beteenden.

Värdebaserat ledarskap - lev som du lär!

Riktig förankring av värdegrund och värdeord kommer inte gratis utan ledare och chefer måste leva som man lär.

Kommunikation

Det finns en stor nytta av att göra en analys av hur kommunikationsprocesser och möten ser ut inom företaget. Identifiera kanaler och forum där värdegrunden ingår och kommuniceras samt arbetas aktivt med

Rekrytering

Värdegrunden bör finnas som en röd tråd allt från yrkesrollsbeskrivning till intervjuprocessen

Belöningssystem

Beteenden hos medarbetare som stödjer företaget värdegrund bör kopplas till belöningssystem till exempel lönesättning.

Intern förankring

Att arbeta aktivt med värderingar och affärsidé kopplat till kompetensidé innebär att företagets ledning bör vara inblandad i processerna och då behövs förankring för arbetet internt. Kompetensförsörjningen bör vara en ledningsgruppsfråga.

I ledningsgrupper och styrelserum behövs ofta en stark förankring i "bevis" gällande nyttan av att arbeta med en fråga, t.ex. måla upp scenarion dvs hur ser situationen ut och vad händer om inget görs i frågan. När HR frågorna blir strategiska ledningsfrågor så har man stora vinster med att jobba evidensbaserat.

Evidensbaserad HR (EBHR) handlar om medvetet beslutsfattande som möjliggörs genom att man utgår från erfarenheter, data från företaget, vetenskapliga belägg och behov hos kunderna. Och inte minst genom utvärdering på rätt sätt och rätt nivå. Med hjälp av EBHR får företaget fler aspekter att utgå ifrån vilket hjälper HR-funktioner att utforma bättre HR-leveranser samt påvisa om önskad effekt har uppnåtts.

EBHR har ingen standardiserad formel men handlar i princip om medvetet beslutsfattande genom användande av:

  • Erfarenheter och förmågor-expertis, nyckeltal, företagsstrategier, styrdokument, lagar och avtal.
  • Kunskap och data från företaget-medarbetarundersökningar, enkäter, intervjuer, statistik gällande personal och ekonomi.
  • Vetenskapliga belägg-samhällsutveckling, ny forskning, nya krav.
  • Behov och förväntningar hos kunderna- vad söker beställaren/marknad?

*Briner, Denyer s55, Tagen och Breyer Witt, Evidensbaserad HR, 2015, Studentlitteratur

Arubamodellen

Aruba-modellen

Arubamodellen för kompetensförsörjning är något som många kommuner bland annat arbetar efter och är ett bra sätt att ytterligare åskådliggöra hur man kan arbeta strategiskt med vissa delar av kompetensförsörjningen och göra det mer tydligt för hela företaget samt ledning och styrelse hur man ska arbeta. Ju tydligare man kan påvisa hur man vill och ska arbeta ju starkare förankring får man för processerna internt

Attrahera

Omvärldsbevakning är viktig för företag då man som enbart kan förutspå vad som ska hända i morgon gällande kompetens när man vet vad som sker i omvärlden hos kunder, trender osv. På så vis kan man få en föraning om vilken kompetens man kommer att behöva och göra strategier för attrahera målgruppen. Arbetsgivare behöver synliggöra sitt arbetsgivarerbjudande samt precisera vilka forum och kanaler man behöver verka i för att nå sin målgrupp. Företagets värdegrund behöver kommuniceras ut både externt och internt. Employment branding måste vara äkta så det man lyfter fram som starka sidor hos företaget måste finnas och vara förankrat och man bör därför ha en strategi för hur man aktivt intern arbetar med värderingar

Rekrytering

Företagets mål, affär och värderingar måste vara i fokus i rekryteringsprocessen. Tydliga strukturer för rekryteringsarbetet som grundar sig i behovsanalyser hjälper företag att hitta rätt kompetens. Strukturen bör gå som en röd tråd sedan i kravprofiler, intervjuunderlag och referenstagning. Det arbetet har man sedan även igen gällande medarbetarsamtal där samma värderingar och kompetenser man letade efter i rekryteringen bör gå igen i lönesamtal.

Utveckla- Rekrytering är kostsamt och det är viktigt att man behåller den kompetensen man hittat därför är det viktigt att ha strategier för att utveckla sina medarbetare. Utveckling kan ske både i grupp men även mellan medarbetare, i samtal, coaching och mentorskap. Företagets affärsmål bör även här vara i fokus och att man eftersträvar att utbildningar och insatser går hand i hand med värderingar och mål.

Behålla

Ytterligare sätt att få medarbetare att trivas och stanna är att man arbetar aktivt med arbetsmiljön, har en bra lönebild och utför medarbetarundersökningar kontiunerligt för att arbeta aktivt med åtgärder för trivsel.

Avveckla

Företag bör ha en utarbetad plan hur man hanterar de som lämnar företaget av en eller annan anledning, detta kan ske t.ex. i form av samtalsstöd. Avslutssamtal är viktigt då man får information om vad framgångsfaktorerna finns i verksamheten men även vad som kan förbättras

Identifiera yrkesroller

För att göra en kartläggning av den interna kompetensen måste man börja med att beskriva och identifiera vilka yrkesroller man har på företaget eller i organisationen. Yrkesrollerna kan sedan med fördel användas som kravprofiler vid rekrytering och beställning av kompetens. Väldigt viktigt att förstå arbetets innebörd i processen och här få gärna flera delar av organisationen vara inblandade, man kan t ex utför intervjuer med personer som innehar rollen i dagsläget samt andra personer som direkt berörs av yrkesrollen.

Man bör sedan beskriva vilka mål som ska uppfyllas av yrkesrollen och här är det bra att ha affärsmål och kompetensmålen klara redan för att yrkesrollens mål bör sträva mot företagets. Mål ska kunna brytas ned och vara mätbara för att ha större värde.

Gör man ett grundligt arbete i att beskriva yrkesrollerna så underlättas kommunikation med eventuella sökande och andra externa parter som arbetar med kompetensförsörjning. Beskrivning av yrkesroller är minst lika användbart i den interna kommunikationen i organisationen, beskrivningen kan användas som underlag för både medarbetarsamtal, utvecklingsinsatser, utbildningar och lönesättning.

När målen för yrkesrollen är satta bör rena arbetsuppgifter specificeras och här är det viktigt att fokusera på de uppgifter som tar mest tid i anspråk samt de uppgifter som är mest centrala för att verksamheten. Beskrivningen måste vara levande dokument då omvärlden och dess krav på verksamheten hela tiden förändras, man kan även inför varje nyrekrytering ha möjlighet att se över beskrivningar och ändra utefter nya förutsättningar och önskemål.

Kompetensbeskriva yrkesroller

Erfarenhet

Om yrkesrollen kräver erfarenhet från vissa arbetsuppgifter sedan tidigare eller från en viss bransch behöver det beskrivas, om man sedan använder yrkesrollsbeskrivningen som kravprofil för rekrytering så kan man gärna ta med tidsperspektiv i form av hur många års erfarenhet som behövs för att tydligare nivåsätta erfarenheten. Precis som för yrkesrollsbeskrivningar som helhet bör man som arbetsgivare fundera på vad som är skall krav gällande erfarenhet och vad som endast är önskemål eller meriterande för att inte utestänga kompetens. Yrkesrollsbeskrivningarna bör ha en framförhållningstanke, vad man behöver i dagsläget behöver inte vara det man behöver i morgon och man bör fundera på vilka erfarenheter man saknar idag i förhållande till kommande utmaningar organisationen eller företaget baserat på mål och visioner.

Utbildning

I yrkesrollsbeskrivningar ingår att sätta utbildningskrav för yrkesrollen vilket kan vara svårt ibland då yrkesrollen kanske har en bredd som gränsar på olika utbildningsnivåer samt att många yrkesroller förändras över tid. I många annonser då man söker arbetskraft kan man se att arbetsgivare lägger till att man ska ha en viss utbildning eller motsvarande kompetens förvärvat på annat sätt. Är inte utbildningen formell kan det dock vara väldigt svårt att bedöma vilka nivåer en person besitter och det kan hindra rörligheten på arbetsmarknaden och försvåra för arbetsgivare att hitta kompetens. Med denna problematik i åtanke har ett ramverk för utbildningar tagits fram som heter SeQF.

SeQF är ett relativt nytt kvalifikationsramverk som myndigheten för yrkeshögskola ansvarar för och bygger på en gemensam europeisk referensram för kvalifikationer. Framtagandet av ett ramverk kommer att kunna underlätta rörligheten av arbetskraft mellan länder då man lättare kan jämföra kvalifikationer men modellen kommer även vara viktig för den interna kompetensförsörjningen i Sverige. Arbetsgivare, utbildningsväsende och andra aktörer kommer med ett ramverk kunna tala samma språk om vilka kvalifikationer som är nödvändiga för olika yrkesroller samt att utbildningsanordnare både formella och informella kommer kunna ansöka om att nivåsätta utbildningar som i dagsläget kan vara mer svårbedömliga. Man synliggör resultat av lärande oavsett hur man har förvärvat det. Detta kan ge stora möjligheter till breddad rekryteringsbas inom flera yrkesroller då man kan hitta kompetens med olika slags utbildningsbakgrund men som ändå uppfyller kraven på kvalifikationer. Skulle de flesta som beställer eller söker kompetens samt alla som berörs av kompetensförsörjning använda ramverket så kommer det underlätta rörligheten och träffsäkerheten på alla nivåer. Ramverket har precis färdigställts och är inne i en spridningsfas vilket gör att fler och fler utbildningar ansöker om nivåplaceringar så förmodligen kommer användandet öka snabbt över tid. Nivåplaceringen i referensramen kan vara fastställd av regeringen och det gäller examina inom det offentliga utbildningssystemet. Övriga kvalifikationer i referensramen är inplacerade efter ansökan från utfärdare av kvalifikationer efter beslut av Myndigheten för yrkeshögskolan. Många länder runt om i världen arbetar med likande uppdrag för att få en samsyn gällande utbildningsnivåer.

Mer information om ramverket finns på www.seqf.se

Exempel på hur fastighetsbranschen nivåplacerat sina yrkesroller utifrån SeQf samt beskrivit vilka kompetenser som krävs på respektive nivå.

Mjuka kompetenser

Mjuka kompetenser blir allt viktigare när företag rekryterar och ju mindre kraven är på formell utbildning och kompetens ju viktigare blir ofta dessa egenskaper. För att vara en bra beställare av kompetens samt att undvika kostsamma felrekryteringar behöver tid läggas på att definiera och enas om en samsyn i organisationen om vad som är kraven gällande mjuka kompetenser för varje yrkesroll. Vilka är de önskvärda beteendena? I annonser kan man ofta till exempel hitta krav på social kompetens men det är egentligen ett samlingsbegrepp för flera olika egenskaper. Olika företag lägger olika betydelser i begreppet och då tappar beskrivningen sitt värde.

Vill man göra ett gediget arbete som i förlängningen ökar träffsäkerheten i kompetensbeställningen så finns det en modell man kan använda som Malin Lindelöw presenterar i sin bok ’Kompetensbaserad personalstrategi’. Varje yrkesroll bör ges 3-5 avgörande och prioriterade mjuka egenskaper för att fungera optimalt i rollen och på företaget. Här ska helst flera anställda på olika nivåer på företaget komma till tals då olika personer på ett företag ofta har olika syn på vad som är viktigt. Optimalt är om en arbetsgrupp kan utses bestående av de som kommer att samarbeta och vara beroende av yrkesrollens funktion. Därefter specificerar man upp ett antal mjuka egenskaper och definierar dessa tydligt så att man har en samsyn i gruppen runt vad varje egenskap betyder på företaget. Varje person anger sedan 3-4 egenskaper som man anser vara viktigast i yrkesrollen och i ett gruppmöte läggs sedan dessa fram och man kan få en gemensam bild och enas om 3-5 egenskaper*. Då har man fått en internförankring och en validitet i de mjuka egenskaperna och träffsäkerheten ökar. Kan man i många yrkesroller identifiera samma mjuka egenskaper så bör det återspeglas i företagets värderingar. Arbetet är tidskrävande men dessa egenskaper är så pass viktiga för organisationen att det bör få ta den tiden. Man kan med framgång använda materialet både i intervjuunderlaget samt vid referenstagning, medarbetarsamtal/lönesamtal, det skapar en röd tråd gällande vad man värdesätter i organisationen.

Enkel illustration av den mjuka kompetensmodellen

Enkel illustration av den mjuka kompetensmodellen

Exempel på yrkesrollsbeskrivning CNC operatör

När man skapar en yrkesrollsbeskrivning är det viktigt att man använder könsneutrala ordval för att inte utestänga grupper då yrkesrollsbeskrivningarna ska vara neutrala samt att de ofta sedan används som kravprofiler vid rekrytering.

Läs mer om rekrytering och diskriminering på http://www.do.se/om-do/pressrum/aktuellt/aktuellt-under-2016/rekrytera-utan-att-diskriminera/

Att ta med sig yrkesrollsbeskrivningen in i rekryteringen

När yrkesrollerna är satta och arbetet med mjuka kompetenser är förankrat så bör man använda den informationen i rekryteringsprocessen. Som företag bör man ställa frågor i intervjusituationen direkt kopplat till värdeord och de mjuka kompetenserna man satt för yrkesrollen. Här finns en modell att man kan använda som kallas STAR som ger vägledning.

Situation - Beskrivande frågor gällande problemet, hur såg läget ut?

Task - Vad krävdes av den sökande? Vad var sökandes roll?

Action - Vad gjorde sökande konkret i den givna situationen

Result - Vad blev resultatet? Hur gick det?

STAR-tekniken är väldigt användbar vid kompetensbaserade intervjuer. Modellen är ett effektivt sätt att strukturera upp intervjun samt ett sätt att undersöka om en kompetens skapar ett önskat beteende.

Även vid referenstagning är det bra med liknande upplägg för att bekräfta vad den sökande uppgett i intervjusituationen.

System för att samla och mäta data

Många mindre och mellanstora företag har inte datasystem eller tillräckliga datasystem för att kunna arbeta med strategisk kompetensförsörjning på ett optimalt vis.

Värdet i att mäta processer kopplat till HR området är att det ger HR arbetet trovärdighet i organisationen och hjälper till att fatta beslut gällande de mänskliga resurserna. System med data kvalitetssäkrar information så att organisationen inte går på känsla utan på mätbara variabler.

System skapar ordning och reda och gör kompetenskartläggningen och yrkesrollsinventeringen enklare och medarbetarnas kompetens kan tydliggöras samt att det är enklare att uppdatera information så att kartläggningen hålls levande. System kan också underlätta för chefer och medarbetare gällande kompetensutveckling och medarbetarsamtal då man får en överblick och kan spara och följa information.

Andra delar av HR som är av värde att mäta vilket underlättar med datasystem är till exempel;

  • Personalomsättning
  • Sjuktal
  • Jämställdhet och mångfald

Digital HR är inte att uppfinna nya saker utan att redan existerande delar av arbetet på HR området görs digitalt. Verktyget väljs utifrån företagets strategi och arbetssätt.

Fyra steg mot digital HR

Steg 1

Börja med att kartlägga de enkla processer som skapar störst värde. Prioritera och gör en plan för stegvis förändring genom att dela upp projektet i mindre delar.

Steg 2

Digitalisera eller automatisera transaktionsintensiva processer som tidrapportering, arbetspassbyte mellan kollegor, kvittohantering, ledighetsansökningar och frånvarohantering.

Steg 3

Gå därefter vidare med de mer HR-strategiska processerna som chef- och medarbetarstöd, rekryteringsverktyg eller system för målsättning och medarbetarsamtal.

Steg 4

Utgå alltid från hur arbetet kan förenklas. Var öppen för nya arbetssätt och välj systemstöd som kan bidra till att öka tillgängligheten och rörligheten i din organisation. Utvärdera och utveckla kontinuerligt.

http://hrbloggen.se/2017/12/4-steg-mot-digital-hr.html

Kompetenskartläggning av medarbetare

Kompetenskartläggning av befintlig personal kan man göra på olika sätt men en vanlig metod är medarbetarsamtalet. Att tydliggöra sambandet mellan affärsmål och kompetensmål samt strategier att föra ut och kommunicera målen i organisationen är helt avgörande för den enskilde medarbetarens förståelse för och vilja till kompetensutveckling. Medarbetare måste känna sig delaktiga i affärsmål och kompetensmål för att kunna översätta dessa till den egna verkligheten så att medarbetaren känner att de individuella målen är påverkningsbara och självvalda.

Medarbetarsamtal ska kunna vara ett verktyg där medarbetare får hjälp att se och förstå sina egna kompetensbehov. Medarbetarsamtalet blir på det sättet en viktig del av verksamhetsutvecklingen och ett redskap för att nå de mål företaget strävar mot. Genom samtalet kan chefen också fånga upp idéer som kan vara till nytta i arbetet. Chef och medarbetare kan tillsammans upprätta en utvecklingsplan för medarbetaren för att på så sätt kunna sätta upp gemensamma mål för framtiden och används som underlag för uppföljning. Frågor i medarbetarsamtalet bör knyta an till de mjuka värderingarna satts i yrkesrollsbeskrivningen och som man som organisation enats om är avgörande för att fungera optimalt i yrkesrollen.

Som ett komplement till medarbetarsamtal kan man göra medarbetarundersökningar men även testa kunskap via verktyg.

Inom flera yrkesområden finns valideringsverktyg som kan användas vid rekrytering och kravställning på utbildningar men kan även användas för att mäta de nivåer inom olika ämnesområden som den befintliga personalen besitter.

Inom industrin finns nu ett valideringsverktyg som heter Industriteknik bas som är framtaget av branschorganisationer och fackförbund, den består av tio olika kompetensområden som är kvalificerande och kvalitetsdrivande för arbete i industri. Valideringsinnehållet är granskat och förankrat i samtliga branschorganisationer. Industriteknik bas blir ett verktyg där man sätter ribban för anställningsbarhet inom industrin och underlättar arbetet för arbetsförmedling, arbetsgivare och utbildningsanordnare att tala samma språk gällande lägsta nivåer. Genom validering kan man ta tillvara på den kompetens som varje individ har men även tydligt definiera utbildningsbehoven. Validering är ett bra sätt att bredda industrins rekryteringsbas men kunna bibehålla krav och kvalitet.

Läs mer på www.industriteknikbas.se

Kompetensutveckling

Efter det att företag eller organisationer gått igenom en yrkesrollsinventering och skapat yrkesrollsbeskrivningar så behöver man ta reda på var de befintliga medarbetarna befinner sig på för olika nivåer kontra det önskvärda läget. Det finns en mängd sätt att mäta eller stämma av kompetens t ex genom självskattning och medarbetarsamtal. Efter man gjort vald kompetenskartläggning av medarbetare går man vidare till en GAP analys. Vad är differensen mellan önskat och befintligt läge? Därefter kan man skapa en handlingsplan för att ’täcka’ de identifierade glappen.

När en handlingsplan ska göras kan man komma att behöva välja lämplig utbildningsväg. Här behöver organisationen ställa sig frågor så som;

  • Vilka grupper på företaget skulle ha nytta av en djupare formell utbildning i klassrum/workshop?
  • Vilka grupper skulle få mer effektivt lärande genom coachning/lärlingsmodell?
  • Vilka delar kan man tänka sig lägga ut på externa aktörer eller skolor?
  • Vilka delar kan digitaliseras?

När det kommer till att fatta beslut om utbildning för personal eller andra viktiga beslut kan man även använda SPIN modellen för att bygga ett scenario för att komma fram till beslut, även här blir modellen frågor en organisation ställer sig för att få svar som leder till handling. Modellen är klassisk vid försäljning för att få kunder att fatta köpande beslut men den fungerar lika bra i de flesta situationer för att lösa problem.

Situationsfrågor- Få en bild av en specifik situation. Hur ser läget ut?

Problemfrågor-Vad är problemet eller behovet?

Inverkansfrågor- Vilka effekter får problemet om lösning uteblir? Vilka lösningar finns?

Nyttofrågor- Frågor med positiv lösningsfokus. Vilka lösningar bör väljas och vilka blir effekten?

Enkelt exempel:

Situation: Industri som har som affärsidé att sälja delar till dieselmotorer

Problem: Med nya miljökrav och skatter kommer affärsidén försvinna på 5 års sikt då andra drivmedel kommer vara det kunden och samhället kräver och köper

Inverkan: Företaget kommer inte kunna leva vidare på 5 års sikt om man inte byter inriktning

Nytta: Hur skulle det vara om man istället anställde en konstruktör som skapar en motor som drivs av el vilket kommer möjliggöra överlevnad

Vilka resurser finns för kompetensutveckling?

När man arbetar med kompetensutveckling kan det vara snårigt att få en bra överblick gällande vilka nivåer och instanser man kan nyttja för kompetensutveckling och här kan man använda en matris som Nordic school of management tog fram för SMART industriprojektets räkning. Matrisen kan användas på vilka yrkesroller som helst där man vill göra sig en överblick över vilka kanaler som bäst kan användas för att kompetensutveckla olika delar en yrkesroll.

Förmedla utåt

Employer branding

När det blir svårare och större konkurrens om kompetensen på arbetsmarknaden så är det viktigt att företag har en långsiktig strategi för hur man kan attrahera och behålla kompetens. Arbetet behöver genomsyra hela företaget och involverar många områden både inom kommunikation, marknadsföring och HR. Man kan dela upp strategin i olika delar enligt modell nedan.

Källa: www.kristinasvensson.se

Intern kartläggning

Kartlägga hur verksamheten ser ut i dagsläget, vad gör man idag, hur ser affärsmål och värderingar ut? Vilka är kompetensmålen? Medarbetarsamtal för att få fram vad medarbetarna anser om verksamheten. HR statistik.

Omvärldsbevakning

Vad händer i omvärlden lokalt och globalt? Vilka behov finns de kommande åren? Vilka är de primära och sekundära kompetensmålgruppen? Var befinner sig målgruppen? Förstå målgruppen, vad anser de vara viktigt hos en arbetsgivare? Vad är deras uppfattning om företaget? Hur ser planen ut för den interna kompetensen?

EVP

Står för employment value propostion, arbetsgivarens unika medarbetarerbjudande. Vad man har att erbjuda nuvarande anställda och framtida anställda. Ta fram och tydliggör budskap som måste vara attraktivt, ärligt och hållbart. Vad står företaget för och vad skiljer sig man från konkurrenter?

Strategier

Vad vill man uppnå? Vilka kanaler och forum verkar målgrupperna i och vad är viktigt för dessa målgrupper? Hur kan redan anställda fungera som ambassadörer? Nätverk med skolor, företag och organisationer. Hur annonserar man efter kompetens? Vilka processer har man vid rekrytering för att stärka varumärket? HR och marknad/kommunikation måste samarbeta. Analys av medier som används och hur de används.

Åtgärdsplan

Utveckla kommunikationsideér, testa och utföra samt att följa upp. Ta fram relevanta nyckeltal och mål, hur vet man att man når framgång med strategierna? Korrigera om man inte når nyckeltal. Säkerställa med regelbundenhet att åtgärderna arbetar mot affärsmål och verksamhetens behov.

Projektrapport Kompetenshjulet

Här kan du läsa projektrapporten Kompetenshjulet - strategisk kompetensförsörjning i praktiken (pdf, 2.4 MB).

Kontakt

Henny Källdén, projektledare

Teknikcollege Örebro län

Senast uppdaterad: 12 mars 2018
Publicerad: 18 augusti 2017
Hade du nytta av innehållet på den här sidan?